Vous savez que vous êtes un planificateur d’événements quand :

Vous désirez organiser une réunion avec plusieurs clients ou fournisseurs sans avoir à jongler avec les disponibilités de chacun? Découvrez Tungle me au www.tungle.me. Ce logiciel (en anglais seulement) permet d’afficher votre calendrier Outlook, gmail ou autre sur le web de façon à ce que vos invités voient vos disponibilités et sélectionnent la plage horaire qui leur convient. Un outil fort intéressant.  

Vous êtes travailleur autonome et désirez louer un local temporaire, soit pour y travailler quelques heures par semaine ou pour y tenir une réunion avec des clients? Il existe plusieurs locaux qui sont mis à votre disposition. En voici quelques-uns : Pigefolio http://www.pigefolio.com/le_loft.php, Ôb http://www.obkool.com, Station-C http://station-c.com, Exeko http://www.projetexeko.com/espace-exeko  et La Banque http://labanque.ca/?page_id=2

Pour d’autres idées d’espace, je vous invite à lire cet article très intéressant d’agent solo sur le coworking : L’idée de coworking regroupe deux notions, à la fois celle d’un espace de travail partagé, mais aussi celle d’un réseau de travailleurs encourageant l’échange et l’ouverture. http://blogue.agentsolo.com/2010/03/le-coworking-au-quebec/

Avez-vous entendu parler de Bubbly? Cette nouvelle application vous permettra, comme le fait Twitter avec des messages écrits, d’enregistrer des messages vocaux très courts (1 minute) que les gens pourront écouter. Pour en savoir plus, http://cassandraranno.com/bubbly-nouveau-twitter/ ou http://techcrunch.com/2010/02/09/bubble-motion-launches-twitter-like-voice-blogging-service-for-mobile-phones/

La compagnie W.A.C. Lighting a créé le Invisiled Tape qui est une bande de lumière D.E.L. que vous pouvez peler et coller sur un kiosque d’exposition, un bar, une table, etc. Le prix est d’environ 75 $ le pied. Un produit original à utiliser pour vos événements! http://tinyurl.com/yj5dhln

Connaissez-vous de bonnes activités « ice breaker » ou « brise-glace »? Ce sont des activités créées pour favoriser l’échange entre des participants qui ne se connaissent pas lors d’un événement. J’ai entendu parler d’une carte de bingo sur laquelle est indiquée une anecdote sur chacun des participants (ex : je possède 10 chats, j’ai déjà été gérant d’un McDonald, etc.) et le but est de trouver l’invité relié à chacune des anecdotes. Avez-vous déjà participé à une activité de ce genre qui s’est révélée intéressante? Si c’est le cas, faites-nous-en part dans les commentaires juste au-dessous de cet article.

 

Qui a dit que de réaliser un événement sous une tente ne pouvait pas être aussi impressionnant que dans une salle de bal? Afin de vous prouver que c’est possible (si vous disposez évidemment d’un budget faramineux), je vous invite à découvrir ces décors de soirées sous la tente hyper élégants. De quoi créer un wow pour votre soirée! http://www.bizbash.com/newyork/content/editorial/17773_tents_with_style_

5_tented_events_that_looked_like_indoor_spaces.php

 

Dans la même veine, si vous êtes en panne d’inspiration pour vos centres de table et que vous désirez qu’ils soient le clou de la soirée, consultez ces idées plutôt originales, mais évidemment, plutôt dispendieuses! http://specialevents.com/decor/centerpieces-take-the-spotlight-at-special-events/index4.html

Finalement, si vous devez créer une soirée sous le thème des îles, laissez-vous inspirer par ce centre de table très organique. J’ai aussi bien aimé l’idée de servir des hors-d'œuvre sur des planches de surf! http://specialevents.com/photogallery/beach-theme-special-events-are-a-shore-thing/index1.html 

Pour ceux qui lisent ce blogue depuis longtemps, vous savez que j’adore les idées originales… Regardez comment Volkswagen et leur Fun Theory ont trouvé une idée originale (et qui a également généré d’excellents résultats) afin d’encourager les gens à recycler leurs bouteilles de verre. Quelle bonne idée!  http://www.youtube.com/watch?v=zSiHjMU-MUo&feature=player_embedded

Vous désirez vous démarquer avec une carte d’affaires différente? Voici 25 idées très créatives! http://www.smashingapps.com/2010/03/13/25-beautiful-and-creative-business-card-ideas.html 

Devez-vous donner des conférences, de la formation ou parler devant une foule ou un groupe? Si tel est le cas, je vous invite à consulter cet article qui vous offre 4 trucs pour conquérir votre public : « How to capture a crowd: Expert advice » au http://shar.es/m3yak. On y indique, entre autres, à faire passer votre message-clé de façon claire et en début de conférence.  

Si vous devez voyager par affaires ou organiser des événements à l’extérieur de votre ville, voici un article très intéressant qui vous donne une liste de 18 objets à ne pas oublier de mettre dans votre valise. Vous pourrez ainsi bien profiter de votre vol pour relaxer et être prêt à travailler dès votre arrivée. « 18 must-haves for the business traveler » http://tiny.cc/et7R2

Le nouveau Guide organisateur publié par la Société des Attractions touristiques du Québec et Festivals et Événement Québec est maintenant disponible. Comme par les années passées, il est divisé en 2 répertoires; le guide des sorties de groupe et le guide organisateur. C’est un outil très pratique que je vous recommande fortement. Si vous ne l’avez pas reçu, vous pouvez le commander au http://www.guideorganisateur.com/db_Guide_organisateur.asp?a=Commandez%20le%20guide

Devez-vous produire et diffuser des webinaires lors de vos événements ou dans le cadre de votre travail? Cet article vous propose 7 gestes à poser avant, pendant et après un webinaire afin d’en maximiser sa promotion. « Tips for using e-mail to promote webinars » @BtoB Magazine http://bit.ly/dk2xJT

Environnement - Québec adoptera une norme verte pour les congrès dès le mois de mai. Pour tout connaître sur les 4 différentes certifications offertes http://bit.ly/985pUo

Les finissants du programme d’organisation d’événements de l’école du show-business de Montréal devaient organiser, en décembre dernier, une présentation devant public de leur projet de fin de session;  expliquer les grandes lignes d’un événement qu’ils avaient imaginé et désiraient mettre sur pied. Le concept de présentation utilisé était fort original et digne de mention.

Chacun des 5 concepts a été présenté dans une salle différente, décorée à l’image du projet et animé par des intervenants habillés selon la thématique. Par exemple : un projet pour supporter les troupes de l’armée en mission a été présenté dans une salle où il y avait une toile suspendue au plafond (qui rappelle une tente de l’armée) et le public était assis sur des chaises de camping (comme sur une base de campement), le tout dans une ambiance sombre simulant un crépuscule. Les présentateurs portaient un chandail blanc et des pantalons de camouflage, et se tenaient droits avec les mains derrière le dos, reproduisant ainsi la posture des soldats.

Un autre concept était un événement avec les Canadiens de Montréal et on nous a distribué du pop corn à l’entrée, les murs étaient recouverts de chandails du Canadien, de photos de joueurs de hockey et d’équipement de hockey. Tout pour nous plonger dans l’ambiance du forum!

Bravo aux étudiants pour ces présentations originales et avis aux planificateurs indépendants, c’est peut-être une très bonne idée à retenir pour vos futures présentations!  

 

C'est avec plaisir que je vous offre aujourd'hui un très bon article écrit par Véronique Hébert de Décorum sur les tendances 2010 au niveau des décors et des couleurs. N'hésitez pas à lui faire part de vos commentaires... Ils sont toujours appréciés!

Tendances 2010 : suivre les courants ou son instinct ?

Par Véronique Hébert, développement des affaires , Décorum 

Une phrase lue récemment dans un magazine américain me revenait constamment en tête quand j’ai pensé écrire sur les tendances en décors pour 2010 : « Should everything ‘’go together’’, or should it all simply look great? ».

Après avoir visité un salon sur les tendances et nouveautés à New York, je me suis étourdie à tenter de capter les couleurs IN pour 2010. En lisant des tonnes de magazines sur le design, le décor et la mode, j’ai constaté un certain courant vers des couleurs tendances pour l’année, mais j’ai aussi réalisé que les classiques sont là pour rester. Lorsqu’on planifie un décor d’événement, il faut garder en tête notre thématique et la salle où se tiendra notre événement, plutôt que vouloir suivre à tout prix les dernières tendances.

Pour les couleurs en vogue dans les décors d’événements cette année, il y a une multitude de bleus allant du bleu turquoise au bleu gris, du bleu ciel au bleu vert. Il y a aussi une demande très forte pour le gris pâle et à des centres de table argentés plutôt que dorés. Les teintes de mauves appelés aussi raisin ou aubergine sont aussi très aimées; elles sont très populaires et remplacent agréablement la nappe noire pour créer un effet sombre et chic.

Le vert (mousse, pistache ou tendre) est aussi très demandé depuis quelques années dans les concepts liés à l’environnement et les planificateurs recherchent de plus en plus des fournisseurs écoresponsables. Dans cette même ligne de pensée, j’ai constaté une diminution des demandes pour des fleurs et un souci afin que les centres de table soient réutilisés.

Le mélange du blanc et noir est un classique qui, je crois, sera toujours présent en événement. Que se soit pour un gala ou un mariage, ces 2 couleurs contrastantes donnent un effet chic et peuvent être accessoirisées avec du jaune vif ou du rouge afin d’ajouter un accent plus dramatique; serviettes de table, anneaux à serviettes ou lampions.

Quand vous devez choisir les couleurs de votre décor d’événement (nappes, couvre-chaises, éclairage), je vous conseille de ne pas utiliser les mêmes couleurs que l’événement précédent. Même si vos couleurs d’entreprise sont le rouge et le noir, il est intéressant de surprendre vos invités en utilisant d’autres teintes. Votre décor peut s’inspirer de l’image de votre congrès ou à l’inverse, être le point de départ afin de créer l’image de ce dernier. Il est souvent plus facile de décliner un visuel selon une teinte de nappe pour laquelle vous avez eu un véritable coup de cœur que l’inverse.

Sur ce, bon événement et surtout, prenez plaisir à choisir vos couleurs et à suivre votre instinct!

 

Pour télécharger l’article « 40 possibilités de visibilité à offrir à vos commanditaires » , rendez-vous au https://www.box.net/shared/ojvvfdjkfj

Ne manquez pas lundi le 29 mars le Salon Symposium de l'événement corporatif au Centre des Sciences de Montréal. Près de 100 fournisseurs du milieu de l'événement vous y attendent et j'aurai le privilège d'y donner un atelier sur la créativité événementielle, de 13 h 30 à 14 h 30. Pour plus d'information http://www.salondelevenement.com/activites.html

Pour des organisateurs d’événements, il est toujours intéressant de savoir ce qui se passe en arrière-scène ou de découvrir les côtés cachés d’un événement. Si vous désirez découvrir l’envers du décor des Jeux olympiques, ne manquez pas le blogue de Tourisme Vancouver qui publie de courtes capsules presque quotidiennement sur les Olympiques.  http://ow.ly/17U5R

On m’a demandé quels sont les principaux réseaux (groupes ou regroupements) qui existent dans le milieu de la planification d’événements. Selon mon expérience personnelle dans le milieu, j’ai identifié 4 différents réseaux qui, je crois, sont très actifs dans le marché de l’événement. D’abord, il y a le groupe/réseau de MPI Montréal (www.mpimontreal.com). Ensuite le groupe du milieu touristique et hôtelier (bureaux de tourisme et de congrès http://www.congres.com et http://www.atrassociees.com, http://www.tourisme-montreal.org/Accueil, fêtes et festivals http://www.festivals.qc.ca et tout le réseau hôtelier). Un troisième regroupement est le groupe des divertissements corporatifs Michel Courtemanche http://divertissementscorporatifs.ca et finalement le dernier groupe/réseau est celui du magazine Le Planificateur (www.leplanificateur.ca). Évidemment, il y a des gens ou entreprises qui font partie de plus d’un réseau ou groupe. Je ne sais pas si vous êtes d’accord avec moi, mais j’aimerais avoir vos opinions sur les différents réseaux que j’ai identifiés. Existe-t-il d’autres réseaux qui, selon vous, dominent le marché de l’organisation d’événements?  

Voici un site qui saura certainement vous donner des idées si vous devez faire imprimer des sacs pour vos prochains événements… Quelle créativité! http://www.boredpanda.com/30-creative-bag-advertisements/

Je vous rappelle que j’ai créé un groupe sur Facebook pour les offres et demandes d’emploi en organisation d’événements. http://tiny.cc/111yv. J’y ai d’ailleurs mis 7 nouvelles offres d’emploi lundi et ce groupe compte déjà 143 membres. Joignez-vous à nous!

En parlant d’emplois, le magazine M&C (Meeting & Convention www.mcmag.com) a publié 2 articles très intéressants sur des conseils pour votre CV et vos lettres de présentation http://www.meetings-conventions.com/career-development/articles/crafting-an-effective-resume/a31626.aspx et http://www.meetings-conventions.com/articles_ektid32052.aspx

Je viens tout juste de publier mon premier bulletin trimestriel. Si vous désirez le recevoir, abonnez-vous au http://visitor.constantcontact.com/manage/optin/ea?v=001iwPfb6IFpjVfTq37rvA-Gw%3D%3D

Je vous annonce officiellement que j’ai l’intention de publier un 2^e livre sur l’organisation d’événements… Eh oui, un autre projet! Mais pour ce faire, j’ai besoin de votre aide. Pour tous ceux qui ont lu mon livre ou qui évoluent dans le milieu de l’organisation d’événement, je vous invite à devenir membre de mon groupe Facebook « Guide événement » au http://www.facebook.com/home.php?ref=home#/group.php?gid=240975387799. J’aimerais obtenir vos commentaires sur mon premier livre, les éléments que vous avez aimés, ceux que je pourrais améliorer, les sujets que vous aimeriez retrouver dans le 2^e livre, etc. Ne vous gênez pas pour me dire réellement ce que vous pensez, car tout commentaire pourra m’aider à améliorer cette 2^e édition! De plus, en tant que membre, je vous promets des avantages exclusifs!

Voici un article (anglais) que j’ai trouvé très intéressant pour ceux et celles qui pensent inclure l’utilisation de vidéos dans leurs stratégies marketing : « 42 façons d’utiliser des vidéos pour augmenter votre chiffre d’affaires » http://www.onemarketmedia.com/blog/2009/12/42-ways-to-use-video-to-grow-your-business/

Une idée de @NatachaGouveia de Contact Image sur Twitter – le Rouge bar à ongles, http://www.rougebaraongles.com/fete-privee/ situé sur le Plateau, boulevard Saint-Laurent est un endroit unique que vous pouvez louer pour un événement « Nous pouvons aisément accommoder 30 convives et leur donner notre plein traitement (manucure et pédicure) chez Rouge. Nous pouvons également recevoir jusqu’à 100 invité(e)s lors d’événements spéciaux avec notre populaire service express au bar de manucures et changement de vernis à ongles. » Une idée originale pour vos prochains événements!

J’ai reçu aujourd’hui ce communiqué de presse que je vous transmets : « Le Conseil québécois des événements écoresponsables (CQEER) lance son tout nouveau répertoire des fournisseurs écoresponsables, accessible en ligne. Il regroupe plus de 500 fournisseurs écoresponsables, qui œuvrent dans 22 domaines différents, de l’alimentation biologique et équitable, aux lieux d’accueil, en passant par la décoration et l’animation ». Des abonnements d’un ou de trois ans sont disponibles. Pour en savoir plus, visitez le http://www.evenementecoresponsable.com/content/view/56/85/lang,french/

Je vous ai parlé dans un récent article de la gastronomie moléculaire http://www.lesblogues.com/guideevenement/21229/Mes+meilleurs+voeux+pour+la+nouvelle+ann%E9e+et+outils+de+calcul....html . Je vous invite à regarder ces deux vidéos qui démontrent très bien comment on peut être créatif au niveau des stations de ravitaillement lors d’événements. Tout d’abord, un vidéo intitulé « Les secrets de la cuisine moléculaire », diffusé le 29 octobre 2008 à l’émission L’Épicerie http://www.radio-canada.ca/audio-video/pop.shtml#urlMedia%3D/Medianet/2008/CBFT/Lepicerie200810291930_2.asx&promo%3DZAPmedia_LEpicerie et un autre de l’entreprise Spacecooking (www.spacecooking.com) au http://www.wat.tv/video/video-spacecooking-jqiu_9vvb_.html. 2 vidéos qui vous en mettront plein la vue! Merci à Sophie Marchand de Atlific Hotels.

Je suis souvent celle qu’on sollicite pour trouver des idées d’animation ou des jeux à faire en famille pour les réunions des fêtes parce que comme dirait ma parenté : « Tu travailles en événement alors tu dois avoir plein d’idées! ». Est-ce que ça vous arrive également? J’ai donc réuni pour vous une liste de sites où aller puiser des idées si on vous sollicite pour animer le « party du Jour de l’an »…

Pour des jeux :

Des jeux pour un Noël animé (3 pages de suggestions de jeux) du magazine Coup de Pouce

http://www.coupdepouce.com/vacances-fetes/partys-et-evenements/des-jeux-pour-un-noel-anime/a/18743

Guide complet pour un party de filles réussi (7 pages d’idées) du magazine Coup de Pouce

http://www.coupdepouce.com/vacances-fetes/partys-et-evenements/guide-complet-pour-un-party-de-filles-reussi/a/22077

La boîte à Nanny http://www.laboiteananny.com/jeux.php?cat=3

Des jeux pour vos partys des fêtes de Rythme FM

http://www.rythmefm.com/fetes/suggestions/echangescadeaux/

Jeux pour les fêtes de Chez Dophy http://chezdophy.com/jeux.htm

Pour des idées de cocktails :

Le site de la SAQ avec plus d’une centaine de recettes de cocktail http://www.espacecocktail.com/fr/cocktail

Pour des recettes du temps des fêtes :

La boîte à recettes http://www.boitearecettes.com/celebrations/fetes_2009/index-fetes.htm

Recettes du Québec http://www.recettes.qc.ca/sections/noel.php

 Le « Mobile foodie survival kit » de Uncommon goods, vous offre un ensemble de 17 petits pots d’épices; moutarde sèche, ail, paprika, gingembre, thym, curry, etc. ainsi qu’un pot de sauce Tabasco et une enveloppe de sauce soya. Cette trousse vous permet, lorsque vous êtes à l’étranger, d’assaisonner les mets auxquels vous désirez donner plus de piquant… Un outil pratique à transporter dans ses valises! http://www.uncommongoods.com/item/item.jsp?source=mini&itemId=17825

Je vous ai parlé à quelques occasions cette année d’activités de « Team Building » ou « de consolidation/mobilisation d’équipe ».

Le guide de la consolidation d’équipe de Tourisme Laval L’agence de Team Building http://tiny.cc/32Yjh

Le Groupe Samajam

http://www.lesblogues.com/guideevenement/18602/3+trucs+de+r%E9seautage%21.html

L’aérodium http://tiny.cc/9hVio

Activités Ateliers et saveurs

http://www.lesblogues.com/guideevenement/20537/Une+semaine+remplie+de+coups+de+coeur!.html

Selon Wikipedia : « Un team building est un processus permettant de développer des valeurs collectives au sein d’une entreprise, comme la cohésion, l’interdépendance, ou l’implication. Grâce à des activités à caractère événementiel, souvent de nature collective et interactive, les participants cultivent leurs facultés à travailler en équipe ».

Pour la première depuis la création du 24 h de Tremblant, 12 employés du siège social d’Uniprix ont formé une équipe et participé à cet événement en tant qu’« équipe corporative ». Voici un très bon exemple d’une activité qu’il est possible d’organiser avec vos employés. Mais est-ce que ça vaut vraiment la peine, vous demandez-vous? Est-ce que ces activités permettent réellement de développer des valeurs collectives et le travail d’équipe? Marie-Pier Mignault, la co-capitaine de l’équipe, a demandé à chacun de ses coéquipiers leur impression après avoir participé au 24 h Tremblant. Voici donc la liste, selon les membres de l’équipe Uniprix, des 24 meilleures raisons de participer au 24 h de Tremblant… À vous de juger si cette activité a su répondre à développer le travail d’équipe, l’implication et les valeurs collectives…

1. Pour l’expérience humaine avec nos collègues de travail. Découvrir les gens dans des moments de fatigue, de froid, etc., pour l’expérience de « Team building » — André Leblanc

2. Permet de créer des liens d’amitié avec ses collègues de travail — Véronique Bergeron

3. Pour participer à une activité de plein air — Mélanie St-Pierre

4. Pouvoir se rendre compte qu’il y a encore des gens généreux et altruismes, qui donnent de leur temps et de l’argent pour une bonne cause — Myriam Bouthillette

5. Permet de réunir des gens qui ont une passion en commun : les sports de glisse, dans le but de participer à un événement unique et mobilisateur — Marie-Pier Mignault

6. Pour en faire une partie de plaisir et non une course tout en relevant le défi d’équipe – Josée Gariépy

7. Permet de faire du ski en pleine nuit à tremblant et ainsi de valider si nos skis sont bien aiguisés — Nicolas Gagnon

8. La programmation était intéressante et stimulante (dans l’ensemble). Il y avait beaucoup d’animation sur place et les artistes étaient accessibles — Dominic Martel

9. En plus d’amasser des fonds pour une bonne cause, tu peux faire de la descente sans te faire avertir par les patrouilleurs – Marie-Soleil Beaulieu

10. Pour développer de belles amitiés avec des collègues qu’on côtoie tous les jours sans pourtant les connaître vraiment – Denis Lemire

11. Pour surmonter ses craintes en prenant son courage à deux skis! Et pour profiter de conditions de neige très enviables à cette période de l’année – Marie-Ève Chartrand

12. Pour amasser de l'argent pour une bonne cause tout en pratiquant mon sport favori, le ski – Jean-François Blais

13. Pour la solidarité des gens sur place. Tout le monde travaille pour la cause. « Vive le spirit de l’événement » — André Leblanc

14. Permet de ramasser plein d’argent pour la cause des enfants — Véronique Bergeron

15. Permet de commencer sa saison de ski  – Mélanie St-Pierre

16. Pour vivre un week-end haut en couleurs et en émotions avec des personnes que nous apprendrons à connaître !!! — Myriam Bouthillette

17. On peut aussi en profiter pour faire d’autres activités (shopping, spa, casino, etc.) et on fait plein de belles rencontres dans les télésièges ou cabines — Dominic Martel

18. Parce que la préparation tout comme la participation à l’événement créée une frénésie palpable chez les participants, mais aussi chez les partisans au sein de l’entreprise qui seront encore plus nombreux l’année prochaine j’en suis convaincue, car nous avons créé un BUZZ! Vive les enfants en santé, vive le sport! — Marie-Pier Mignault

19. Permet de se rendre compte que la course de départ est vraiment débile, mais que le vrai défi n’est pas de se rendre aux gondoles avec nos skis dans nos mains, mais bien de trouver un moyen de mettre nos bottes de ski dans les gondoles avec 7 autres personnes qui ont la même intention — Nicolas Gagnon

20. Tu n’es pas obligée de faire la file pour attendre les télécabinesJ – Marie-Soleil Beaulieu

21. Faire le geste pour les enfants, notre futur! – Josée Gariépy

22. Pour voir sur qui tu peux compter lorsque tu sollicites la générosité des gens – Denis Lemire

23. Pour rencontrer des gens, dans les chaises; mais surtout pour connaître ses collègues de bureau sous un autre angle. J'ai adoré mon week-end et je crois que des liens d'amitié se sont créés durant ce week-end – Jean-François Blais

24. Pour ressentir la vague d’énergie positive qui envahit le village de Tremblant tout au long de la fin de semaine – Marie-Ève Chartrand

Alors, qu’en dites-vous? Et je peux vous confirmer que cette équipe a gardé une complicité évidente au bureau après cette activité. N’hésitez donc pas à organiser des activités de mobilisation pour vos employés. Elles ne vous apporteront que du positif!

Pour cet article, j’ai cru qu’il serait intéressant de faire appel à une spécialiste en décor d’événements. Je vous laisse donc à la plume de Madame Véronique Hébert, responsable du développement des affaires chez Décorum.

Que le temps passe vite… Décorum a célébré son 10^e anniversaire en juin 2009 et après plus de sept années au sein de cette belle équipe, j’ai eu la chance de conseiller des centaines de clients sur comment créer un effet WOW et surprendre leurs invités lors de leurs congrès, lancements, galas ou mariages.

On me demande régulièrement quelles sont les étapes à suivre pour établir un concept de décor. Il me fait plaisir, pour cette première chronique, de partager ces étapes avec vous.

A) Déterminer le type de réception : est-ce que ce sera un coquetel dînatoire, un souper assis, un buffet avec tables rondes et stations de nourriture?

B) Dans quel type d’établissement se déroulera l’événement : hôtel, chapiteau, musée, restaurant?

C) Combien y aura-t-il d’invités : 10, 250, 500 ou 1 200 personnes?

D) Déterminer le nombre de tables et leur format et grandeur; ceci est un détail très important afin de suggérer les nappes adéquates :

Tables rondes de 8 personnes = 60’’

Tables rondes de 10 personnes = 72’’

Tables hautes, style cocktail (42’’ x 30’’)

Tables basses 30’’

Table d’honneur

Format = ovale, carré, rectangulaire (6’ ou 8’), disposition en U?

E) Quel est votre budget : coût par personne ou par table. Je vous suggère de prévoir de 10 $ à 30 $ par personne lors de l’élaboration d’un budget préliminaire – donc pour 100 personnes, prévoir de 1 000 $ à 3 000 $ pour le décor des tables. Ce montant peut inclure divers items tels que : nappes, couvres-chaise, centres de table, sous-assiettes, serviettes de table, lampions sur la table, anneaux à serviette et même quelques pièces pour l’accueil ou la scène.

F) Quel est le thème de la soirée? Cela peut être très précis comme noir & blanc, glace, cirque, feu, carnaval de Québec ou de Rio, bal masqué, croisière, casino, années » 30, rétro, disco, gogo… et j’en passe! (Pour des idées de thèmes, vous pouvez consulter l’article suivant http://www.lesblogues.com/guideevenement/16107/Faut-il+d%E9velopper+un+th%E8me+lors+d%92un+%E9v%E9nement%3F.html)

Certaines entreprises veulent illustrer l’axe de communication du congrès ou de la réunion, par exemple : l’équilibre, l’atteinte de sommets, la passion, etc. Dans ces cas, il faut souvent être plus imaginatif afin d’élaborer un concept de décor où les invités identifient facilement le lien entre le décor et l’axe.

G) Quelle est l’animation prévue : y aura-t-il de la musique (orchestre ou DJ), un artiste (humoriste ou chanteur) ou spectacle de variétés? Dans ce cas, le décor pourrait avoir un lien avec le spectacle. Par exemple, si l’artiste invité interprète des succès des années '70, je peux suggérer au client un décor avec une touche disco.

En répondant à toutes ces questions, il est beaucoup plus facile de mieux répondre à vos besoins et de créer un décor unique pour votre événement! Il est également possible d’avoir simplement le désir de créer une ambiance et surtout, de surprendre vos invités. Dans ces cas, il est de mon devoir de vous présenter nos nouveautés, souvent tout juste arrivées à nos bureaux, et de créer un concept selon vos goûts, votre budget et vos besoins. N’hésitez surtout pas à communiquer avec moi et Joyeuses fêtes!

 

Véronique Hébert, Décorum décor d’événements www.decorumquebec.com 1-877-977-1139 vhebert@decorumquebec.com

 

Le prochain Speed Meeting organisé par le magazine Le Planificateur sera le mercredi 18 novembre sous le thème « Activités, centres de villégiature et stations de sports d’hiver au Québec ». Des conférences se dérouleront de 9 h 30 à 11 h 30, suivies d’un Speed Meeting de 11 h 30 à 14 h. L’endroit (dans le centre-ville de Montréal) reste à confirmer. Pour plus d’informations http://www.leplanificateur.ca/images/Invitation%20speed-meeting%20PLN.pdf ou 514 849-6841 poste 331.

J’aimerais partager avec vous deux des apprentissages que Michel, mon patron et mentor, m’a enseignés. Tout d’abord, DONNEZ TOUJOURS DES FAITS! Il est facile d’affirmer : « Je pense que les gens n’ont pas aimé le conférencier » ou « La dernière promotion semble avoir bien réussi »…, mais est-ce seulement une intuition ou le reflet de la réalité? Ayez toujours « des faits » pour appuyer vos affirmations, ce qui vous aidera par le fait même à prendre vos futures décisions. Si nous reprenons notre premier exemple, il suffirait de réaliser un sondage auprès des participants afin de pouvoir affirmer que 170 personnes sur 200, soit 85 % des répondants au sondage n’ont pas apprécié le conférencier. Voilà un fait! Dans notre 2^e exemple, analysez le taux de participation (par exemple, 60 % des gens qui ont reçu la promotion ont participé), le taux de retour (20 % des coupons distribués ont été retournés en magasin) ou tout autre résultat obtenu selon les objectifs que vous désiriez atteindre. Voilà des faits! Évidemment, pour obtenir « ces faits », il faut penser AVANT l’événement aux paramètres que vous aurez besoin de mesurer et de prévoir les outils de collectes de données nécessaires.   

Mon deuxième apprentissage est de TOUJOURS PRÉCISER UN DÉLAI. Par exemple, si vous demandez un rapport à un collègue, spécifiez toujours un délai de réponse précis. « Quand tu auras une chance » peux vouloir dire d’ici la fin de la semaine pour votre interlocuteur alors que vous pensiez d’ici la fin de la journée! Spécifiez toujours une heure ou une date pour vos demandes, vous éviterez ainsi tout malentendu.

Saviez-vous qu’il est possible de voir votre maison et votre quartier en vidéo 360^o sur Google maps http://maps.google.fr? Vous n’avez qu’à vous rendre sur le lien et inscrire votre adresse personnelle dans la case de recherche du haut. Une fois la carte apparue, si vous voyez un personnage orangé dans le coin supérieur gauche de la carte au-dessus du symbole +, cliquez sur le personnage et glissez-le sur l’indicateur de votre adresse. Vous verrez la photo de votre maison apparaître et vous pouvez vous déplacer dans tous les sens avec la caméra 360^o afin de voir les maisons voisines! J’ai même vu le BBQ sur mon balcon! Si votre adresse personnelle ne fonctionne pas, essayez avec l’adresse d’une personne de votre famille ou de vos amis ou le prochain lieu de votre événement. Google n’a peut-être pas eu la chance de se rendre dans votre quartier…

Vous désirez savoir quel est le dernier gadget techno sur le marché ou encore trouver des idées originales de cadeaux à offrir. Consultez la section « gadgets » du  site de The Cool Hunter. http://www.thecoolhunter.net/gadgets Vous y trouverez une foule d’idées plus intéressantes les unes que les autres, mais qui nécessitent tout de même un budget assez élevé!

 Offres d’emploi

La Fondation des maladies du cœur du Québec cherche un (e) coordonnateur (trice) d’activités http://emplois.isarta.com/cgi-bin/emplois/pm.cgi?action=display&login=9282

L’Association des communicateurs scientifiques du Québec cherche un (e) agent (e) administratif (ive) de projet http://tiny.cc/gzlKp

La municipalité de Sainte-Angèle-de-Monnoir cherche un (e) coordonnateur (trice) des loisirs http://tiny.cc/QjYBd

   

Je vous avais promis que je vous parlerais de ma visite à l’Espace Aérodium de Guillaume Lemay-Thivierge www.aerodium.qc.ca. Wow! Quelle expérience! Pour ceux qui ne connaissent pas l’Aérodium, c’est tout simplement une chance inouïe de voler! Un puissant jet d’air provenant d’une soufflerie verticale vous permet de flotter dans les airs de façon très sécuritaire. Je dois vous avouer que je ne suis pas la personne la plus brave qui soit, mais toute l’équipe de l’Aérodium est EXTRAORDINAIRE, accueillante, chaleureuse et sécurisante et m’a accompagnée étape par étape dans cette belle aventure. J’ai adoré mon expérience et je vous la recommande à tous au moins une fois (ou beaucoup plus) dans votre vie! Que ce soit à titre personnel ou comme cadeau d’anniversaire, pour offrir en prix de présence, pour une sortie de groupe stimulante ou pour une activité de team building, je suis certaine que tous les participants en sortiront stimulés et énergisés. Ne manquez pas cette expérience unique.

Vous avez besoin de billets dans la première rangée pour un spectacle à guichets fermés, d’une réservation dans un restaurant très couru, d’un endroit particulier pour une réception de mariage ou vous n’avez tout simplement pas le temps d’aller magasiner, de promener le chien ou d’emballer vos cadeaux de Noël? Félix http://www.conservus.ca/fr/conciergerie-corporative.php et Isabelle de Palma, votre adjointe personnelle www.isabelledepalma.com offrent un service de conciergerie corporatif et pour les particuliers. Quelle que soit votre demande, ils sauront répondre à tous vos besoins, et ce, efficacement et avec le sourire.

Cartes d’affaires — 3 règles d’éthique. Je vous invite à consulter cet article http://www.careerealism.com/3-rules-to-smart-business-card-etiquette/ de Tai Goodwin qui vous explique les 3 règles de base concernant les cartes d’affaires : 1) ne pas remettre votre carte d’affaires sans qu’on vous la demande 2) ne demandez la carte de votre interlocuteur que si vous prévoyez faire un suivi 3) faites un suivi régulier avec vos prospects.  

7 conseils pour du bon réseautage. Selon Heidi Brown du magazine Forbes, voici 7 conseils pour effectuer du réseautage efficace : soyez vrai, impliquez-vous, joignez un conseil d’administration, utilisez des sites de réseautage sur le web, trouvez un mentor, donnez autant que vous recevez et finalement, mettez-y le temps nécessaire. Pour plus de détails, consulter l’article au  http://www.forbes.com/2009/03/31/networking-organization-mentor-women-leadership-workplace_slide_2.html?thisspeed=25000

 

Offres d’emploi

La Commission de la capitale nationale cherche un (e) coordonnateur (trice) technique principal, projets spéciaux et un (e)  coordonnateur (trice) technique principal, technologies d’éclairage  http://www.beljob.ca/ottawa_emploi/coordonnateur-technique-principal-projets-speciaux-384880.html

La FADOQ – région île de Montréal cherche un (e) coordonnateur (trice) des loisirs http://tiny.cc/yZdLA

Le centre d’intégration multi-services de l’ouest de l’île cherche un (e) coordonnateur (trice) de grands projets communautaires http://tiny.cc/xR8fW

BOCV ressources humaines cherche un (e) agent (e) de projet marketing http://tiny.cc/b7QYC

L’agence artistique Maxime Vanasse cherche un (e) adjoint (e) à la coordination http://www.infopressejobs.com/offre.aspx?offre=7571

Entraide Saint-Michel cherche un (e) intervenant (e) spécialisé (e) en santé mentale http://www.jobmire.com/quebec/services-sociaux/emploi-intervenant-specialise-en-sante-mentale-27810.html

Vous cherchez des idées pour votre thème médiéval ou désirez vous transformer en Avariel, en demi-démon ou en Dryade? Être un archer, un barbare ou un chaman? Je vous invite à visiter le site d’Arkadia au http://www.arkadiamedieval.com qui offre un jeu médiéval fantastique grandeur réelle!  Ce jeu de rôle vous transporte dans le monde fantastique de la magie et des pouvoirs et vous pourrez, pendant 3 jours, simuler des combats et vivre selon les mœurs de nos ancêtres…

Avez-vous réservé votre salle pour votre réception des fêtes? Si ce n’est pas déjà fait, Croisières Évasion Plus vous proposent une réception sur le catamaran « Famille Dufour II ». Ce bateau peut accueillir jusqu’à 170 personnes et est disponible du 13 novembre au 19 décembre. Bon voyage! http://www.evasionplus.com/fr/croisieres/partys-de-noel.php

Dernièrement lors d’un événement, j’ai eu la chance d’assister à une prestation du Groupe Samajam. Ce groupe offre des conférences participatives, des sessions de divertissement corporatif et des activités de mobilisation d’équipe. Les participants (de 10 à 10 000 personnes) reçoivent des tam-tams ou autres instruments et doivent collaborer afin de reproduire des rythmes africains, latins ou autres. Le Groupe Samajam offre également des spectacles de Gumboots et autres prestations, toutes plus artistiques les unes que les autres. Je peux vous assurer que toutes ces animations sont dynamiques, joyeuses et qu’elles sauront « booster » l’énergie de tous vos participants! http://www.samajam.biz/index.php?page=entreprise

Le réseautage, vous aimez? Je dois vous avouer que je ne suis pas une grande fan du réseautage! Je me sens mal à l’aise lorsque je dois aborder des gens que je ne connais pas, car je ne sais jamais quoi dire ou comment faire. Je me suis donc donnée comme mandat cette année de faire des efforts afin de surmonter cette lacune. Pour ce faire, une de mes tactiques a été de participer à des speed-dating d’affaires. Vous connaissez? Ce sont des soirées où les invités sont assis deux par deux, un en face de l’autre. Chaque « couple » dispose de très peu de temps (entre 3 et 5 minutes) afin de se présenter, décrire ses produits ou services et vice-versa. Une fois le temps écoulé, un des 2 participants change de place et une nouvelle personne prend place formant ainsi un nouveau « couple ». Les présentations recommencent pour 3 à 5 minutes et ainsi de suite pendant tout l’événement. Ma dernière participation a été avec le Réseau des femmes d’affaires du Québec  http://www.rfaq.ca/ et l’on nous a transmis 3 petits trucs que j’aimerais partager avec vous… D’abord, lorsque vous donnez votre carte d’affaires à votre interlocuteur, assurez-vous que le texte est présenté de son côté, c'est-à-dire que la personne peut lire ce qui est écrit sur votre carte. Deuxième truc, prenez le temps de lire la carte d’affaires qui vous est remise… Vous pouvez regarder le titre de la personne, le design du logo, le nom de l’entreprise, etc.; ils peuvent vous donner des pistes de discussion. Finalement, trouvez votre élément différenciatif, c'est-à-dire ce qui vous distingue des autres joueurs dans votre domaine… est-ce votre spécialisation, l’originalité de vos produits ou votre niche et sachez communiquer cet élément différenciateur en moins de 20 mots. Essayez ces petits trucs… Vous m’en donnerez des nouvelles…

 

Je me suis amusée ce soir à analyser une quinzaine de demandes d'emploi dans le milieu de la coordination d'événements et j'ai un petit exercice à vous proposer... Allez chercher votre CV, puis passez le test suivant :

Selon vous, quelles sont les 5 compétences, exigences, connaissance ou aptitudes les plus demandées dans les offres d'emploi en organisation d'événements?

Sur un même pied d'égalité, on retrouve :

- L'expérience en organisation d'événements

- Le diplôme universitaire

- La maîtrise du français et de l'anglais oral et écrit (ainsi que de la rédaction et de la communication)

- Les aptitudes pour les relations interpersonnelles (esprit d'équipe)

- La connaissance des outils informatiques (MS Office, Internet)

 

Ces cinq critères sont suivis de près par 5 autres, pouvez-vous les nommer?

On retrouve en ordre d'importance :

- Les habiletés en gestion de projets

- Le sens de l'organisation

- La capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois

-  La capacité à travailler de façon autonome

- La capacité à gérer son temps et ses priorités

Maintenant, retournez à votre propre curriculum vitae et analysez-le. Est-ce que ces critères s'y retrouvent de façon évidente? Si c'est le cas, bravo! Votre CV a passé le test. Sinon, vous n'aurez qu'à y insérer les critères manquants afin de le transformer en CV gagnant!

Cette semaine, j'ai eu la chance d'assister à une conférence sur le Web 2.0 (c'est-à-dire les sites Web qui permettent l'interaction avec les visiteurs du site) et les outils technologiques. Cette conférence était offerte par MPI (Meeting Professionals International au www.mpimontreal.com/fr et donnée par James Spellos, président de Meeting U (www.meeting-u.com).

J'ai beaucoup appris lors de cette conférence et bien qu'il m'est impossible de vous transmettre toutes les informations reçues (car il y en avait beaucoup), permettez-moi de partager avec vous quelques petits trucs vraiment intéressants...

D'abord, www.tinyurl.com - ce site permet de copier l'adresse d'un lien vraiment long et de le transformer en un tout petit lien. Très pratique pour l'envoi par courriel ou l'insertion de ce lien dans un blogue ou un site Web!

www.flickr.com est un site de partage de photos. Allez y faire un tour, vous y découvrirez une foule de photos plus belles les unes que les autres!

www.lulu.com/fr - Ce site vous permet de publier votre livre vous-même. Vous n'avez qu'à télécharger vos textes sur le site, choisir la couverture et une finition. Les visiteurs peuvent ainsi découvrir vos talents. Allez, faites sortir l'auteur en vous!

www.audacity.com - Site qui vous permet d'effectuer un enregistrement vocal ou sonore, que vous pourrez par la suite diffuser en baladodiffusion (podcast).

www.igoogle.com - page d'accueil Google que vous pouvez personnaliser à votre goût et y insérer des gadgets ou liens RSS par exemple un calendrier, une liste de tâches à effectuer, des liens vers Facebook ou les nouvelles. Très intéressant, car il se personnalise selon vos besoins.

Et finalement, pour les amateurs de Google, saviez-vous que si vous tapez une formule mathématique dans la barre de recherche (par exemple 24*78 ou 35+45+38+48), puis pressez ''enter'', Goggle vous donne la réponse?

Allez visiter ces sites et donnez-moi de vos nouvelles!

1-    Toute pièce imprimée reflète la qualité et l’image de l’événement. Une invitation, un feuillet promotionnel ou un courriel sont souvent les premières pièces que vous ferez parvenir à votre public cible pour leur parler de votre événement. Elles créeront la première impression et l’image de votre événement auprès de ce public. C’est votre première chance de faire bonne impression, alors assurez-vous que ces pièces soient réalisées par des spécialistes (rédacteurs, graphistes, imprimeurs) et non pas par tante Germaine qui connaît bien Word. Soyez professionnels! L’investissement requis est minime comparativement au public cible qui pourrait vous échapper par manque de sérieux.    

2-    Quel est le message principal à véhiculer? Que désirez-vous communiquer? Il est important de ne véhiculer qu’un seul message « fort » dans votre pièce. Évitez de transmettre plusieurs messages, ce qui amènera une confusion et diluera le message principal parmi d’autres de moindre importance. Votre message principal doit dominer et être clair, simple et précis.  

3-    Parlez à votre public cible. Il est important d’utiliser le même langage que celui de votre public cible. Vous adressez-vous à des adultes professionnels sur le marché du travail, à des mères de famille à la maison, à des personnes du 3^e âge? Le niveau de langage que vous utilisez et le contenu de votre message doivent être ceux qui sauront rejoindre votre public cible et qui tiendront compte de leur réalité.  

4-    Soignez votre accroche. Votre titre doit être court, clair et précis (de 3 à 7 mots) et « punché ». Soyez original! L’important est de capter l’attention de votre groupe cible rapidement et de les inciter à vouloir en savoir plus.

5-    Insérez les données principales. Pensez à insérer les données principales concernant votre événement - nom et logo de l’événement, date, lieu, horaire ou heures d’ouverture, description sommaire, prix d’entrée, commanditaires et où obtenir de l’information supplémentaire (site Web, numéro de téléphone).  

6-    Regroupez les informations en blocs. Regroupez les différents éléments par blocs, par exemple, regroupez tous les éléments de l’introduction dans un bloc visuel, puis développez un autre bloc pour les arguments, les bénéfices ou la description de l’événement et terminez avec un bloc visuel de conclusion, d’incitation (call to action) ou d’instruction où se procurer plus d’information.

7-    Utiliser un maximum de 3 styles de typographie afin d’éviter « l’effet pizza ».

8-    Veiller à donner un « air de famille » à toutes les pièces reliées au même événement. Afin que les gens puissent établir un parallèle entre vos différentes pièces de communication et votre événement, utilisez toujours le même logo avec les mêmes couleurs, la même grille graphique et les mêmes éléments visuels. On cogne toujours sur le même clou! L’affichage sur le site de l’événement devrait également reprendre ces mêmes normes visuelles. Par exemple, si vous utilisez le bleu pour votre publicité, le bleu devrait également être la couleur dominante sur le site de l’événement.

9-    Uniformisez les règles de français utilisées dans les textes et employez de préférence des phrases positives. Par exemple, si vous utilisez une énumération, veillez à ce que tous les points débutent de la même façon (par un verbe, un nom, une préposition). Privilégiez également une tournure de phrase positive (ex : « faire ceci » contrairement à « ne pas faire cela »).

10-  Finalement, faites le test de l’œil. Lorsque votre pièce est terminée, identifiez ce que votre oeil voit en premier lorsqu’il la regarde. Si c’est le message principal que vous désirez faire ressortir, bravo, vous avez atteint votre but. Si ce n’est pas le cas, retravailler les proportions des différents éléments afin que ce soit votre message principal qui domine la pièce.

À la base, la commandite est un investissement financier (ou sous forme de produits ou services) d’une entreprise afin de bénéficier d’une visibilité auprès de la clientèle d’un événement et de l’image de ce dernier.

L’important lorsque vous recherchez des commandites pour un événement est de bien connaître :

1) votre événement et l’entreprise ou l’organisme organisateur (image, mission, objectifs, historique, horaire, programmation);

2) le profil de la clientèle qui participera à l’événement (nombre de participants, âge moyen, hommes ou femmes, habitent quelle région, langue parlée, niveau social, etc.);

3) les avantages d’un partenariat à votre événement;

4) la somme à atteindre ou votre objectif de commandite;

5) le plan de commandites c’est-à-dire la nature des commandites offertes (combien de paliers de commandites, la visibilité qui y est reliée et le coût demandé).

Par la suite, vous devez cibler des entreprises qui auraient intérêt à bénéficier de votre public ou de l’image que vous offrez. Demandez-vous « What’s in it for them? » c’est-à-dire quels sont les bénéfices pour une entreprise de commanditer votre événement? Qu’est-ce qu’ils peuvent retirer de ce partenariat? Que viennent-ils y chercher? Est-ce que vous avez des groupes cibles communs? Projetez-vous une image semblable? Leurs points de vente se situent-ils près des lieux de l’événement? Peuvent-ils profiter de votre événement pour faire découvrir ou expliquer leur produit ou service? Peuvent-ils se démarquer de leurs concurrents? Peuvent-ils y vendre leur produit? Peuvent-ils vous offrir une promotion qui attirerait vos participants dans leur point de vente?  

Surtout, faites preuve de créativité! Le temps est révolu où les entreprises vous donnaient de l’argent en échange d’un simple logo sur une affiche... Les entreprises désirent maintenant obtenir un retour concret sur leur investissement. Offrez-leur d’avoir un kiosque sur votre site où ils pourront parler à votre public, de faire de l’échantillonnage, d’une possibilité d’organiser un concours et de se bâtir une base de données, de bénéficier de vos outils Web afin d’y véhiculer une promotion croisée. Les possibilités sont infinies!

Et surtout, n’oubliez pas que vous ne demandez pas la charité, mais vous offrez à une entreprise l’opportunité de vendre ou de faire découvrir ses produits, d’avoir accès à une clientèle réceptive et d’établir une relation privilégiée avec eux! Voyez cette relation non pas comme une relation ponctuelle, mais plutôt comme un partenariat à long terme.

Savez-vous comment susciter le sentiment de « wow! » auprès des participants à votre événement?

La recette est assez simple, mais sa réalisation nécessite une bonne dose d’imagination! Voici 4 pistes qui vous aideront à créer ce sentiment d’émerveillement chez vos participants et qui vous insufflera, chers organisateurs, un sentiment de fierté et de travail bien accompli.

Première avenue : Dépassez les attentes des participants. Pour ce faire, vous devez ne pas vous arrêter à la première idée que vous trouverez. Adoptez la pensée de 2^e niveau (voir l’article la pensée de 2^e niveau du 15 mars) afin de sortir des sentiers battus. N’ayez pas peur d’innover et de changer les façons de faire établies depuis toujours. Évaluez comment vous pourriez « améliorer d’un cran » la qualité de certains aspects de l’événement. Lorsque vous faites des sondages, donnez-en plus que ce que les gens demandent. De cette façon, vous surpasserez les attentes des participants et les impressionnerez.

Deuxième avenue : Faire vivre une expérience nouvelle aux participants. Incorporez des découvertes, et ce, pour les 5 sens de vos invités, tout au long de l’événement; servez une entrée qui fera découvrir une saveur originale ou un mélange inusité, utilisez des textures et des matières soyeuses pour les emballages, les serviettes de table, etc. Soyez originaux dans vos textes de discours et de présentation en utilisant des jeux de mots thématiques ou des façons originales de transmettre l’information (messages sur les cellulaires, baladeur avec message intégré remis à tous les participants, etc.). Diffusez des odeurs adaptées à votre thème (ex. : noix de coco pour une soirée des îles) ou qui raviveront d’heureux souvenirs. Utilisez des accessoires originaux (fontaine de chocolat, cuisson et service dans un tajine, trajet en calèche, service de limousine). Scrutez les nouvelles tendances et intégrez-les à votre événement.

Troisième avenue : Atteignez directement les émotions ou les souvenirs positifs des participants. Prenez des photos pendant l’activité et diffusez-les pendant les repas ou la soirée. Recréez une époque fétiche chez vos participants, servez-leur des repas qui leurs rappelleront les beaux jours (comptoir de bonbons à la cenne, barbapapa). Diffusez de la musique de leur époque… Tout pour les replonger dans leurs bons souvenirs.

Quatrième avenue : Surprenez vos participants… positivement. Les petites attentions sont toujours appréciées; une petite boîte de chocolats ou un mot personnalisé dans leur chambre à leur arrivée, un tirage surprise lors d’une conférence, un service à la clientèle chaleureux et attentionné en tout temps, un invité-surprise à un congrès, une animation inattendue lors d’un cocktail, un concours non annoncé… ne dévoilez pas tout à vos invités et réservez-leur quelques surprises tout au long de l’événement.

Quelle que soit l’avenue que vous choisissez, impressionnez vos participants afin d’entendre ce « wow! » qui fait tellement plaisir et chaud au coeur!

J'ai un petit test rapide pour vous... Répondez à la question suivante le plus rapidement possible et sans réfléchir, prêt? Pensez à un outil et à une couleur.

Vous avez probablement pensé à un marteau rouge n'est-ce pas? C'est ce que j'appelle une pensée de 1er niveau, c'est-à-dire la réponse qu'auraient donnée la majorité des gens si on leur avait posé une telle question.

Lorsque vous cherchez des idées, que ce soit pour un élément de décor, une thématique de soirée, une activité, un visuel d'invitation, ne vous arrêtez pas à la première idée trouvée, car c'est probablement l'idée qu'auraient eue la majorité des gens. Vous ne les surprendrez donc pas si vous vous arrêtez à cette dernière. Continuez votre réflexion, creusez-vous les méninges et trouvez d'autres idées afin d'atteindre un 2e niveau de pensée, celui qui dépasse les attentes des participants et permet d'obtenir un " wow "!

Pour ce faire, vous pouvez utiliser la technique du remue-méninges (brainstorming), c'est-à-dire réunir un groupe de personnes et de leur demander d'exprimer toutes les idées qui leur viennent en tête concernant un sujet précis. Il n'y a pas de mauvaises idées et aucun jugement ne doit être porté sur ces dernières. On encourage les réponses farfelues, bizarres et originales, le tout dans une atmosphère de détente et de légèreté.

Une autre technique qui peut être utilisée est la méthode des 6 chapeaux de réflexion de Edward de Bono (voir le site http://fr.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9thode_des_six_chapeaux). Cette technique permet d'analyser un sujet avec 6 visions différentes.

Peu importe la technique que vous utiliserez, l'important et de se conditionner à ne pas s'arrêter au 1er niveau de pensée, mais de toujours chercher à atteindre ce 2e niveau d'où jaillissent des idées originales et excitantes!

Voici quelques outils pratiques qui pourront vous aider lors de la mise sur pied de vos événements...

Google alerts - www.google.com/alerts - vous pouvez entrer des mots-clés et google vous fera parvenir un courriel pour toute nouvelle entrée sur le Web concernant ce sujet. Une façon simple et efficace de vous tenir informé des nouvelles sur vos sujets préférés.

La carte événement de la STM - La STM offre une carte temporaire d'accès illimité aux réseaux de transport de la STM. Une bonne alternative si vous désirez, pendant une période déterminée, offrir le transport gratuitement à vos invités pour se rendre sur le site de vos événements.

www.yousendit.com - Cet outil vous permet d'envoyer gratuitement des fichiers pouvant contenir jusqu'à 100 mb.