Vous avez décidé d’offrir un cadeau à vos invités ou un objet promotionnel identifié au logo ou aux couleurs de votre entreprise lors de votre prochain événement. C’est une très bonne idée! Maintenant, vous devez choisir l’objet qui créera le « wow », celui qui fera plaisir à vos invités, qui leur rappellera votre événement et surtout, qui atteindra les objectifs visés... Voilà où le choix se complique, surtout qu’il existe plus de 300 000 produits disponibles au Canada!

Avant de sélectionner votre cadeau ou objet promotionnel, je vous invite à répondre à ces quelques questions qui vous aideront à trouver LE cadeau ou le parfait objet promotionnel :

Pourquoi offrez-vous ce cadeau? Est-ce pour transmettre ou véhiculer un message corporatif, pour remercier les participants de leur présence, pour honorer certains invités, pour favoriser le réseautage ou tout simplement pour souligner votre événement? Le choix de l’objet variera en fonction de l’objectif à atteindre.   

Souhaitez-vous que vos invités l’utilisent sur place, qu’ils l’amènent à la maison ou qu’ils s’en servent au bureau? Ces 3 situations sont très différentes, car les gens n’utilisent pas les mêmes objets lors d’un événement, à la maison ou au bureau.

À qui offrirez-vous le cadeau; aux participants seulement, à leur conjoint et aux enfants également? Aux fournisseurs et partenaires? Aux membres de votre équipe? Ceci vous aidera à déterminer la quantité d’objets que vous devrez commander.

Y aura-t-il différentes catégories de cadeaux (un pour les femmes, un pour les enfants et un pour les hommes par exemple) ou offrirez-vous le même cadeau à chacun? Vous évaluerez ainsi la nature des cadeaux à choisir ou si votre choix doit satisfaire vos différentes clientèles.

Si vous offrez un vêtement, un bijou ou une pièce d’équipement sportif, comptez-vous demander les grandeurs requises à vos invites avant l’événement? Si ce n’est pas le cas, vous devrez prévoir un plus grand inventaire afin de satisfaire les différents besoins. Rien n’est plus désagréable que de devoir porter du large si vous êtes petit ou pire, du petit si vous portez du large!   

Quel est le profil des gens à qui sera offert le cadeau (âge, sexe, profession, habitudes de vie, situation financière)? Il est important de sélectionner un objet qui se marie bien au profil de vos invités.

Est-ce que le logo de l’entreprise ou de l’événement doit être gravé, brodé ou imprimé sur l’objet? Sinon, est-ce que vous devez penser à une carte qui accompagnera le cadeau afin d’y insérer votre logo?

À quel moment et de quelle manière le cadeau sera-t-il remis et qui le distribuera? Sera-t-il remis lors de l’inscription, déposé dans la chambre de vos invités avant leur arrivée (prévoir des frais pour le personnel qui effectuera ces livraisons), distribué pendant une activité ou à la fin de l’événement? Selon l’option choisie, il faudra prévoir l’espace nécessaire afin d’entreposer les boîtes ou sacs.

De quel budget disposez-vous? Quel est le prix minimum et maximum que vous désirez investir par personne? (N’oubliez pas d’inclure les frais de livraison à votre entreprise, les frais de transport à votre événement et les frais d’emballage). Vous n’évaluerez pas le même genre d’objets si vous disposez de 10 $ ou de 70 $ par personne.

Quels objets ont déjà été offerts lors de vos événements antécédents et lesquels ont été les plus appréciés? Ceci vous indiquera la catégorie de cadeaux à privilégier.

Par élimination ou par préférence, les catégories de cadeaux sont nombreuses

Maintenant que vous avez une meilleure idée de votre objectif, de votre budget, du profil de votre clientèle et de l’utilité du cadeau à offrir, différentes catégories d’items peuvent être évaluées :

un article de sport (balle ou serviette de golf, polo, sac de sport, bouteille d’eau);  

un article de cuisine ou de décoration (verres à vin, ensemble à raclette, tasses, couteaux, cadre);

un vêtement (manteau, tuque, casquette, t-shirt, robe de chambre, chandail) — il est préférable et plus économique de demander à chacun des participants la grandeur désirée à l’avance et d’effectuer les achats en conséquence;

un cadeau relatif à la papeterie ou à l’informatique (crayon, calendrier, agenda, tapis de souris, clé USB);

un objet relié à des activités (livre, ensemble de jardinage, ustensiles à BBQ);

un produit à consommer (bouteille de vin, bonbons, chocolats, panier-cadeau d’aliments du terroir);

un accessoire varié (valises, porte-clés, couverture)

un produit électronique (iPod, lecteur DVD, cadre pour photos numériques)

Selon les critères que vous avez précédemment déterminés, vous pourrez sélectionner la catégorie d’objet la plus appropriée et effectuer votre choix de cadeau. Évitez de choisir un cadeau encombrant, surtout si vous le donnez sur place ou pendant une activité. Sinon, il faudra peut-être prévoir une livraison à la chambre, au lieu de travail ou au domicile de vos invités.

À chaque cadeau son emballage

Maintenant que le cadeau a été sélectionné, il faut penser à l’emballer! Allez-vous remettre le cadeau dans son empaquetage d’origine ou devez-vous prévoir un emballage spécial? Renseignez-vous dans quel type d’empaquetage l’objet vous sera livré et demandez à recevoir un échantillon. Si c’est joli, vous pouvez simplement y ajouter un ruban ou une carte aux couleurs de l’événement ou de l’entreprise. Sinon, il faut prévoir un emballage supplémentaire. Devrez-vous acheter un sac-cadeau, une boite décorative, du papier d’emballage ou créer un emballage thématique ou spécial? Vous pouvez ici faire preuve de beaucoup d’originalité! Aurez-vous besoin d’une carte d’accompagnement? Si les cadeaux doivent être livres ou s’ils sont personnalisés, n’oubliez pas d’indiquer le nom de la personne à qui il est destiné sur l’enveloppe ou sur l’emballage du cadeau.

Le transport et l’entreposage

Finalement, il faut évaluer le transport de l’entreprise où vous avez commandé les cadeaux jusqu'à votre bureau ou jusqu’au site de l’événement, ce qui peut représenter une somme élevée pour des objets de grands formats ou en grande quantité. Pensez également à réserver une salle (sécuritaire si possible) pour l’entreposage des cadeaux avant la remise aux invités si nécessaire.  

Pensez « vert » — privilégiez l’achat de produits locaux, vous évitez ainsi des émanations nuisibles à l’environnement dues aux transport. Privilégier également des cadeaux qui ont très peu d’emballage et qui sont fait de avec des matières recyclées ou recyclables.

Il existe une multitude d’entreprises qui se spécialisent dans la fabrication d’objets promotionnels et de cadeaux corporatifs. Voici quelques adresses de sites Web que je vous invite à consulter.

www.pppc.ca – Site des Professionnels en produits promotionnels du Canada et portail de l’industrie de l’objet promotionnel. Vous y trouverez une liste de distributeurs et une foule d’idées-cadeaux.

www.copilote.ca - section boîte à idées - gadget de la semaine - cette entreprise québécoise est  spécialisée  dans la promotion par l'objet et vous propose une panoplie d’idées intéressantes. 

www.magiclight.net - ce fournisseur vous propose des accessoires lumineux pour vos soirées.

www.adnart.com – entreprise spécialisée dans les verres, tasses, etc. Ne manquez pas la section « Double-wall » ainsi que le « Gourmet Gift » où vous trouverez une tasse contenant un mélange à gâteau qui se cuit au micro-ondes!  

www.corfias.com – entreprise québécoise qui offre des chocolats fins & vins. Découvrez leur chocolat ganache au thé vert à l’amande, ganache aux fruits de la passion et Grand-Marnier ou encore leur chocolat caramel et fleur de sel…

www.trudeaucorp.com – Trudeau est une entreprise québécoise spécialisée dans les accessoires de cuisine. Leurs produits sont reconnus pour leur qualité.

www.bugatti.ca – entreprise spécialisée dans les mallettes, serviettes de cuir, sacs de voyage et autres articles en cuir.

www.wishbuds.com – Wishbuds offre des cartes de souhaits et des signets avec semences intégrées qui feront pousser des fleurs. Une très bonne idée écolo!

www.eco-handbags.ca – entreprise spécialisée dans la création de sacs à main mode élégants et  uniques réalisés à partir de matériaux recyclés ou écologiques, que ce soit des  fermetures éclair, jeans, contenants de jus, bannières, etc. Faites un petit détour sur leur site pour y apprécier leur créativité.

www.magellans.com - idées de cadeaux pour les voyageurs - le passeport ticket holder, le jetbook et le wineskin sont des objets pratico-pratiques à offrir si vous planifiez des événements à l'étranger.

www.thinkgeek.com - site de gadgets électroniques tous plus drôles les uns que les autres!

http://www.thecoolhunter.net/gadgets - la section Gadgets de The Cool Hunter est un incontournable et vous y découvrirez des idées de cadeaux très tendance et fort originales!

Article originalement écrit pour le magazine Le Planificateur de novembre 2009. Pour télécharger l'article : http://www.linkedin.com/redirect?url=https%3A%2F%2Fwww%2Ebox%2Enet%2Fshared%2Fq8d5z8yxlq&urlhash=EuRZ&_t=NUS_STAT-link_text&trk=NUS_STAT-link_text

C'est aujourd'hui que ce blogue fête son premier anniversaire! Pour l'occasion, voici une liste des 15 meilleurs articles qui y ont été publiés. Je tiens à vous remercier de votre support continu et suis heureuse de poursuivre cette belle aventure avec vous! Lyne xxx

Êtes-vous un agent de changement? http://www.lesblogues.com/guideevenement/15905/%CAtes-vous+un+agent+de+changement%3F.html

Faut-il développer un thème lors d’un événement? http://www.lesblogues.com/guideevenement/16107/Faut-il+d%E9velopper+un+th%E8me+lors+d%92un+%E9v%E9nement%3F.html

Livre - L’organisation d’un événement, guide pratique http://www.lesblogues.com/guideevenement/16433/Un+guide+pratique+sur+l%26%23039%3Borganisation+d%26%23039%3B%E9v%E9nements.html

Contenu d’un site web d’événements http://www.lesblogues.com/guideevenement/17018/Contenu+d%26%23039%3Bun+site+Web+d%26%23039%3B%E9v%E9nement.html

Comment créer le « WOW! » http://www.lesblogues.com/guideevenement/16883/Comment+cr%E9er+le+%AB+WOW%21+%BB.html

La créativité ou comment créer des idées de 2^e niveau http://www.lesblogues.com/guideevenement/16594/La+pens%E9e+de+2e+niveau.html

La recherche de commandites http://www.lesblogues.com/guideevenement/17224/La+recherche+de+commandites.html

Les 10 règles de base pour la création de contenu de matériel imprimé http://www.lesblogues.com/guideevenement/17353/Les+10+r%E8gles+de+base+pour+la+cr%E9ation+de+contenu+de+mat%E9riel+imprim%E9.html

Votre CV passe-t-il le test? http://www.lesblogues.com/guideevenement/17511/Votre+CV+passe-t-il+le+test%3F.html

Est-ce que cette exposition est pour moi? http://www.lesblogues.com/guideevenement/17795/Est-ce+que+cette+exposition+est+pour+moi%3F.html

Que doit contenir une pochette de presse? http://www.lesblogues.com/guideevenement/17938/Que+doit+contenir+une+pochette+de+presse%3F+.html

La formation en organisation d’événements, est-ce pour moi? http://www.lesblogues.com/guideevenement/18000/La+formation%2C+est-ce+pour+moi%3F.html

Les assurances d’événements, pas si compliquées après tout! http://www.lesblogues.com/guideevenement/18423/Les+assurances%2C+pas+si+compliqu%E9es+apr%E8s+tout%85.html

30 étapes pour réaliser votre réunion des Fêtes http://www.lesblogues.com/guideevenement/19169/30+%E9tapes+pour+r%E9aliser+votre+r%E9union+des+f%EAtes+%28party+de+No%EBl%29.html

Comment déterminer les besoins techniques et audiovisuels pour votre événement?  http://www.lesblogues.com/guideevenement/19757/Comment+d%E9terminer+les+besoins+techniques+et+audiovisuels+pour+votre+%E9v%E9nement%3F.html

Offres d’emploi

La Fondation de la tolérance cherche un (e) adjoint (e) administratif (ive) http://tiny.cc/K0ncU

Sears Canada cherche un (e) coordonnateur (trice) d’événements http://tiny.cc/K35Dh

La Corporation de la fête au petit village cherche un (e) coordonnateur (trice) d’événements http://emplois.isarta.com/cgi-bin/emplois/pm.cgi?action=display&login=9351

Comment déterminer les besoins techniques et audiovisuels pour votre événement?

Voici quelques trucs et outils afin de vous aider à mieux comprendre et surtout, à bien évaluer vos besoins techniques et vos besoins en matériel audiovisuel lors d’un événement. Ce volet est généralement assez complexe, alors permettez-moi de ne faire qu’un survol des grandes lignes qui vous aidera à établir les bases de discussion avec votre fournisseur d’équipement.

Établir les besoins

La première étape consiste à dresser une liste des besoins de base en matériel audiovisuel pour votre événement, selon toutes les activités qui s’y dérouleront. Pour ce faire, repassez le déroulement en entier de votre événement, du début à la fin, et notez-en les différentes étapes.

À chaque étape, demandez-vous :

a) Est-ce que quelqu’un devra s’adresser aux participants?

b) Est-ce qu’il y aura diffusion de musique (que ce soit une musique d’ambiance, d’un DJ, d’un orchestre, etc.)?

c) Est-ce que des images seront diffusées sur un écran ou sur un mur (vidéo, présentation PowerPoint, projection de logos ou d’images)?     

Inscrivez à côté de chacune des étapes les besoins identifiés parmi les trois énumérés ci-haut. Ensuite, écrivez l’endroit où aura lieu l’activité (nom de la salle, en plein air, dans un hall d’entrée, etc.), le nombre de participants ainsi que la date et le bloc horaire de l’activité (heure du début et de fin — pensez à l’installation, aux répétitions, aux prestations et au démontage). Vous aurez ainsi identifié vos besoins de base.

Il faut maintenant y ajouter les besoins particuliers de chacun de vos intervenants. Pour ce faire, vous devez demander les fiches techniques qui sont habituellement fournies par l’agent des artistes que vous engagez ou leur demander de remplir le formulaire qui suit.

Besoins techniques et audiovisuels

Événement :

Endroit :                                            

Salle :                                                

Date et heure :

Nombre de participants :                                           

Nom de l’artiste :                                           

Titre de sa présentation :                               

Texte d’introduction :                         

Date et heure d’arrivée sur le site :     

N^o de cellulaire :         

Tarif demandé :                                  

Kilométrage :                                     

Mode de paiement/dépôts :                

Date et heure de la répétition :             

ou vérification de la présentation :     

Logiciel utilisé pour la présentation : 

PowerPoint, Keynote ou autre logiciel - quelle version

J’utiliserai mon propre ordinateur : PC ou Mac     

J’utiliserai l’ordinateur PC sur place et fournirai ma présentation sur ou par :

CD, DVD, Clé USB, Courriel

La disposition de salle idéale serait :

Style école (table et chaises), style théâtre (chaises), style atelier (tables rondes) 

J’aimerais utiliser :

Micro-cravate, micro sur podium, micro-casque podium, micro main, table                          

Besoins :

Demandez une copie de la présentation afin d'en vérifier le contenu (message et ortographe). Demandez que l'intervenant vous la fasse parvenir par courriel et spécifiez une date.

Assurez-vous, lors de vos discussions, de définir les responsabilités de chacun (qui avance les diapositives lors des présentations PowerPoint – le présentateur ou le technicien? Qui s’occupe d’accueillir et de remettre l’équipement nécessaire aux intervenants?).  

Règle générale : S’il y a plus de 50 personnes dans la salle, il est souhaitable de prévoir un système de son et une petite scène afin que tous les participants puissent bien voir et entendre l’intervenant.

Essayez de regrouper les activités qui utiliseront du matériel similaire dans les mêmes salles afin d’économiser sur les coûts.

Vérifiez s’il y a de l’équipement installé en permanence dans les salles choisies et renseignez-vous sur leurs frais d’utilisation (ils sont souvent fournis gratuitement avec la location de la salle).

Choisir son fournisseur de matériel audiovisuel

Deux options s’offrent à vous concernant le choix de votre fournisseur de matériel audiovisuel :

a) utiliser la compagnie avec laquelle votre entreprise a l’habitude de travailler
b) utiliser le fournisseur qui a ses bureaux sur le site ou un autre fournisseur de la région.

Demandez à la personne-ressource du site si un fournisseur d’audiovisuel a des bureaux situés à même le site et s’il possède ses propres équipements et techniciens ou s’ils utilisent régulièrement un fournisseur audiovisuel de la région. Il peut s’avérer avantageux d’utiliser ce type de fournisseur si l’événement à organiser est simple, si le site est situé loin de vos bureaux administratifs ou si l’événement s’échelonne sur plusieurs jours (vous économiserez ainsi sur les frais de transport et sur l’hébergement des techniciens). De plus, ils connaissent très bien les salles et le personnel du site et sont habitués de travailler avec eux.

Vous pouvez également choisir le fournisseur audiovisuel que votre entreprise utilise habituellement pour gérer vos événements. L’avantage est qu’il connaît bien vos exigences et le niveau de qualité demandé, il est habitué à votre méthode de travail, vous le connaissez et savez à quoi vous attendre et il peut avoir réalisé un semblable dans le passé. Privilégiez cette option pour les événements d’envergure, complexes à réaliser ou avec plusieurs demandes extraordinaires.

Une fois votre choix de fournisseur établi, il est recommandé d’organiser une rencontre avec lui afin de discuter de vive voix de vos différents besoins pour l’événement. À la suite de cette rencontre, il pourra vous présenter le plan de salle proposé ainsi que sa proposition budgétaire.

 Scène, écran et projection

Si une scène est nécessaire pour vos activités, comment en déterminer sa grandeur? D’abord, il faut analyser le nombre maximal de personnes qui seront sur la scène à un même moment et ce qu’elles y feront. Doivent-elles se présenter pour accepter un prix, offrir un numéro artistique qui demande beaucoup d’espace, se déplacer à l’extrémité de la scène pour une photo de groupe, etc.? Pensez également où seront disposés les écrans, le présentateur, le podium, etc. par rapport à ces différentes prestations. Une fois toutes ces données en main, il sera plus facile de déterminer la dimension idéale de la scène et d’en discuter du positionnement des éléments avec votre fournisseur d’audiovisuel.

 Vous effectuez une projection? Il en existe deux types :

Une projection avant — l’image est projetée sur l’écran par l’avant (c’est-à-dire que le projecteur est situé dans la salle) ce qui permet de positionner l’écran plus près du mur. C’est l’option la moins dispendieuse et qui, de plus, exige peu de place (surtout si le projecteur est installé au plafond). Toutefois, l’image peut être coupée si une personne passe devant le projecteur; 
Une fois la liste de tous les besoins établie, rassemblez et compilez toutes ces demandes dans un document que vous pourrez présenter à votre fournisseur de matériel audiovisuel afin de discuter ensemble des besoins reliés à vos différentes activités.

Une projection arrière – l’image est projetée sur l’écran par l’arrière donc on ne voit pas le matériel de projection. L’auditoire peut, de cette façon, être plus près de l’écran, la projection est moins sensible à la lumière et elle donne un aspect plus professionnel. Cependant, cette option, outre d’être plus dispendieuse, prend plus d’espace et nécessite des rideaux pour cacher l’équipement.

Article complet disponible sur http://www.guideevenement.com/parutions.html

Article originalement paru dans le magazine le Le Planificateur de novembre 2009

Malgré le fait que l’Halloween est la prochaine fête qui se pointera le bout du nez, il est déjà temps de plonger dans la planification de votre réunion des fêtes. Pour ce faire, je vous propose de suivre les 30 étapes suivantes afin de réaliser cet événement.

D’après mes calculs, vous devriez déjà avoir réalisé les étapes 1 à 10. Est-ce le cas? Sinon, aller hop, on se met à la tâche dès maintenant…   

À faire entre juin et septembre

1. Déterminer les objectifs de votre réunion des fêtes – est-ce pour remercier les employés, transmettre un message corporatif, profiter de cette occasion pour démontrer votre implication sociale, récompenser les efforts de certains employés ou départements, présenter à vos employés un récapitulatif de l’année ou simplement leur offrir une occasion de célébrer? Le choix de vos objectifs orientera le contenu, le déroulement et l’animation de votre événement.      
2. Évaluer le nombre de participants – est-ce que seuls les employés sont invités ou s’ils peuvent être accompagnés de leur conjoint et/ou enfants? Inviterez-vous également certains de vos clients, partenaires, fournisseurs ou employés à la retraite? Faites une évaluation sommaire du nombre de personnes qui seront présentes à l’événement.
3. Établir l’horaire et les grandes lignes de l’événement. Est-ce que votre réunion des fêtes se déroulera en matinée, en après-midi ou en soirée? Sur une ou deux journées? La semaine ou la fin de semaine? Offrirez-vous un cocktail, un repas, un service de bar ou de l’hébergement? Y aura-t-il des discours, des présentations audio ou vidéo, un orchestre ou DJ et de la danse? Organiserez-vous des activités, des jeux pour les enfants, un concours, un tirage de prix de présences ou remettrez-vous des cadeaux? Toutes ces décisions auront une influence sur l’organisation de l’événement.
4. Déterminer un ou deux choix de dates et dressez une liste de sites potentiels correspondant à vos critères (nombre et dimensions de salles dont vous avez besoin selon la quantité de personnes présentes, endroits qui offrent un service de restauration et d’hébergement, etc.) ainsi qu’au standard de qualité que vous recherchez. Désirez-vous une salle à proximité de votre lieu de travail ou si vous préférez un endroit de villégiature? Pensez également au transport pour s’y rendre et au stationnement. 
5. S’informer auprès des personnes ressources des différents sites potentiels sur la disponibilité de leurs salles pour les dates que vous aurez déterminées et convenir d’un rendez-vous pour faire une visite des lieux retenus.
6. Visiter les établissements et les salles proposées et s’assurer qu’elles soient adéquates (propreté, capacité des salles, hauteur du plafond et disposition suggérée, décor et ambiance, accessibilité et nombre de salles de bain, autre réception au même moment que la vôtre et espace que vous devrez partager, possibilité de stationnement, catégories de chambres, vestiaire, etc.). Évaluer la qualité du service, demander une proposition de menu ainsi que les tarifs et se renseigner sur les éléments qui peuvent vous être fournis sans frais (nappes, centres de table, couvre-chaises, décoration, etc.). Discuter également de l’horaire, du contenu et du déroulement de l’événement, de vos besoins d’hébergement, des activités que vous planifiez offrir, du service de restauration, de l’audiovisuel, etc.
7. Préparer un budget préliminaire et soumettre le tout, incluant votre recommandation de date et d’emplacement, à la direction.
8. Une fois la date et le site choisis et approuvés, confirmer ce choix auprès de la personne-ressource et ne pas oublier de remercier les autres intervenants qui n’ont pas été retenus. Par la suite, il faut établir : 

Ø  L’horaire détaillé de l’événement : heure de l’arrivée des invités, du cocktail, du repas, de la danse, des discours, des présentations, des activités, des tirages, etc., et de la fin de l’événement. Prévoir assez de temps entre la fin de la journée de travail et le début de l’événement (de 2 h 30 à 3 h) afin que les invités puissent retourner à la maison, se préparer et se rendre à la salle (les faire terminer plus tôt si nécessaire);

Ø  le nombre de personnes minimal et maximal que chacune des salles peut contenir;

Ø  l’heure à laquelle la salle sera disponible pour le montage et s’il est possible de compter sur du personnel de l’établissement pour aider votre équipe avec l'installation du matériel (affichage, cadeaux, etc.);

Ø  le coût du stationnement et du vestiaire et si des préposés devront être engagés;

Ø  le nombre de chambres nécessaires et les dates d’attrition;

Ø  la manière dont s’effectuera l'accueil;

Ø  le nombre de places par table (de 8 à 10 personnes selon la dimension de la table), si les places sont assignées et le plan de salle proposé (incluant la disposition de la scène);

Ø  si un cocktail (de la boisson, une fontaine de punch, etc.) et des amuses-bouche seront offerts avant le repas et à quel endroit;

Ø  le choix des menus et le style de service désiré (buffet, stations, service aux tables) ainsi que le prix demandé par personne. Vérifiez si les pourboires sont inclus ou si vous devez les ajouter;

Ø  si des boissons sont servies pendant et après le repas et selon quel type de service (aux tables, bar ouvert ou payant, etc.). Déterminez également les vins ou les boissons qui seront incluses et si des coupons seront distribués;

Ø  vos besoins en décoration (plantes, éclairage, centres de table, nappes, accessoires du temps des fêtes, etc.);

Ø  si une scène et du matériel audiovisuel sont requis (projection de logo de l’entreprise, vidéo d’une rétrospective de l’année, montage PowerPoint ou diffusion de musique). Il faut également vérifier si une entreprise de location de matériel audiovisuel a ses bureaux à même l’établissement ou si vous utiliserez vos propres fournisseurs;

Ø  les différentes animations ou interventions (DJ, orchestre, maître de cérémonie, discours, présentations audio ou vidéo, etc.), où sera située la piste de danse ainsi que ses dimensions;

Ø  les politiques de modalité de paiement.

9. Faire approuver le tout par les dirigeants.
10. Signer le contrat avec l’établissement (en prenant bien soin de vérifier que tous les détails négociés s’y retrouvent) et faire un dépôt afin de réserver la date choisie.

Évidemment, je vous conseille de réserver votre salle ainsi que vos artistes (musiciens, animateur, etc.) un an à l'avance afin d'éviter toute déception.

À faire en octobre et novembre

11. Bâtir un échéancier. L’échéancier indique les grandes lignes des différentes actions à accomplir d’ici à l’événement ainsi que les dates auxquelles ces actions doivent être complétées. En bâtissant l’échéancier, songez également à qui sera responsable de réaliser chacune de ces actions. Vous établirez ainsi le nombre de personnes nécessaires dans votre équipe d’opérations.
12. Former votre équipe d'opérations qui vous aidera avec les préparatifs de l’événement.
13. Établir le prix d’entrée par personne (s’il y a lieu). Il est possible d’offrir des options (repas, transport, hébergement, etc.) et des prix différents selon le statut des invités; employé, client, fournisseur, conjoint ou enfants.  
14. Solliciter les commandites. Est-ce que l’un de vos clients vous offrira les cadeaux que vous remettrez à vos employés, votre fournisseur d’audiovisuel habituel commanditera-t-il le matériel pour cet événement ou est-ce qu’un fournisseur absorbera les coûts d’une activité? 
15. Sélectionner les fournisseurs de matériel audiovisuel, d’éclairage, de décor et d’animation (DJ, orchestre, maître de cérémonie, animateur d’activités, etc.), leur transmettre les informations nécessaires et établir les contrats avec chacun.
16. Faire imprimer les billets ou développer le courriel de confirmation et y indiquer toutes les informations nécessaires (date, endroit, heure, logo de votre entreprise et des commanditaires). Évaluer si vous avez besoin d’une numérotation ou de coupons détachables (pour les tirages ou la boisson). Je vous suggère d'insérer le trajet pour se rendre à la salle ainsi que les indications pour le stationnement au dos du billet ou dans votre courriel.
17. Diffuser l’information concernant l’événement à vos invités (date, horaire, endroit, coût, trajet, etc.) afin qu’ils puissent réserver leur présence et inscrire l’événement à leur agenda. Vous devez également y indiquer la méthode de réservation, la date limite pour le faire, la façon dont leur sera remis leur billet ou confirmation et les modes de paiement acceptés.
18. Préparer le scénario de la journée de l’événement avec les tâches et responsabilités pour chacune des personnes de votre équipe d’opérations.
19. Prévoir le déroulement des concours ou des tirages et acheter les cadeaux et les prix de présence (les choisir en fonction du profil des invités). Décider comment les cadeaux et les prix seront emballés et remis. Pour les cadeaux imposants, une livraison peut être prévue au domicile du gagnant.
20. Engager un photographe — vous pourrez par la suite mettre les photos de la soirée dans un dossier accessible à tous les employés sur votre réseau informatique interne (en ayant présélectionné les photos à diffuser).
21. Écrire les textes pour les discours, réaliser les montages photos, PowerPoint ou vidéo et imprimer les pièces d’affichage nécessaires (menus, signalisation à l’entrée du site, direction vers la salle, les vestiaires et les salles de bain, affiche de remerciement aux partenaires/commanditaires, affichage pour les activités, billets de stationnement, coupons de boisson, etc.).
    

À faire en décembre

22. Confirmer la quantité finale de participants (pour les repas, les activités, l’hébergement, etc.) aux personnes responsables. Si nécessaire, assigner les places et créer un plan de salle.
23. Établir une liste de tout le matériel à apporter, incluant les supports (chevalets ou autre).
24. Planifier le transport du matériel à la salle (il peut être nécessaire de louer un camion). Faites livrer le tout la veille si possible et effectuer un suivi afin de vous assurer que tout est bien arrivé au bon endroit.
25. Confirmer une dernière fois tous les détails avec chacun des fournisseurs et des intervenants. Ceci vous évitera de mauvaises surprises à la dernière minute!
26. Émettre les chèques qui doivent être remis sur place à certains fournisseurs et préparer le matériel à apporter. Assurez-vous de bien identifier vos boîtes avec le nom et les coordonnées de votre entreprise ainsi que le nom de l’établissement et de la salle où a lieu votre événement. De cette façon, on pourra communiquer avec vous si vos boîtes sont égarées.
27. Se rendre à la salle avec votre équipe d’opérations au moins trois à quatre heures avant l’arrivée des invités pour tout préparer – accueil, cadeaux, affichage, centres de table, décor, etc.  
28. Déployer votre plan d'action afin que votre réunion des fêtes devienne un événement inoubliable (et anticiper le scénario d’une demi-heure pour vous assurer que tout est en place).
29. Instaurer des méthodes de contrôle pour la consommation de boisson et prévoir des coupons de taxi dans votre budget au cas où certains invités devraient se prévaloir de ce service à la fin de la soirée.
30. Profiter de cette belle soirée et Joyeuses Fêtes!
    

La pochette de presse est un outil de communication à remettre aux journalistes des différents médias afin de leur transmettre l’information essentielle pour la rédaction d’un article ou d’une intervention concernant votre événement. La pochette doit être cartonnée et l’identification officielle de votre événement doit apparaître sur la couverture (logo, slogan, date, endroit). Les pages à l’intérieur doivent être numérotées et imprimées au recto seulement. N’oubliez pas que tout son contenu doit être simple, clair et surtout très pertinent. Il doit susciter l’attention du journaliste, être positif et contenir toutes les informations nécessaires sur votre projet.

Voici ce qu’on retrouve habituellement à l’intérieur d’une pochette de presse.

Le communiqué de presse

Le communiqué de presse est l’élément essentiel de votre communication. Le titre doit être accrocheur et le texte doit être clair, concis et communiquer la nouvelle principale pour laquelle la conférence de presse est organisée. Idéalement, le communiqué doit avoir une seule page, être tapé à doubles interlignes et être imprimé sur le papier en-tête officiel de votre événement. L’information doit être transmise par ordre d’importance et le premier paragraphe doit résumer l’essentiel de la nouvelle. Vous devez indiquer COMMUNIQUÉ dans le haut, POUR DIFFUSION IMMÉDIATE dans le coin supérieur droit, puis la date. Le contenu du communiqué doit répondre au qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment. À la fin de votre texte, indiquez — 30 — au centre de la page pour indiquer la fin du communiqué. Ensuite, inscrire la source, c'est-à-dire les coordonnées d’une ou deux personnes ressources auprès desquelles les journalistes peuvent obtenir des renseignements supplémentaires.

Le feuillet d’information ou la biographie des personnes-clés

Ces pages contiennent les éléments-clés de la nouvelle, des faits, des statistiques importantes sur l’événement et l’historique de l’entreprise ou de l’événement. Vous pouvez également y intégrer de courtes biographies des personnes-clés impliquées dans le projet.

Coupure de presse

Vous pouvez y insérer des extraits de revue de presse (articles publiés antérieurement), des communiqués de presse déjà diffusés, un CD ou des extraits vidéo.

Photographies

Afin de faciliter le travail des journalistes, vous pouvez y insérer des photos en noir et blanc, idéalement dans un format de 8’’ x 10’’. N’oubliez pas d’y ajouter une légende indiquant le nom, le titre et l’entreprise des personnes qui figurent sur la photo ou le contexte dans lequel la photo a été prise.

Information de la personne ressource

Il est essentiel d’indiquer le nom, le titre, le numéro de téléphone et le courriel de la personne avec qui les journalistes doivent communiquer afin d’obtenir des renseignements complémentaires. Idéalement, indiquez les coordonnées de deux personnes afin que les journalistes obtiennent rapidement des réponses à leurs questions. Vous pouvez également y inclure leur carte d’affaires.

Comme pour toute pièce de communication, soignez votre français et soyez intéressant, original et professionnel!

Vous êtes sollicité pour participer à une exposition? Voici 5 étapes à suivre afin de bien évaluer et planifier votre activité en tant qu’exposant :

1 – Évaluation de l’exposition

2 - Planification (positionnement, but et objectifs)

3 – Promotion (opportunité d’affaires et message à véhiculer)

4 – Choix des représentants

5 - Suivi

Étape 1 – Évaluation de l’exposition

Il est important de communiquer avec le promoteur de l’exposition afin d’obtenir les renseignements suivants; Comment fera-t-il la promotion de l’événement et quel est son plan média? Quel est le profil des visiteurs (âge, sexe, provenance géographique, langue) et combien de personnes sont attendues? Qui sont les autres exposants? Quels sont les antécédents de cet événement? A-t-il des photos? Quels sont les tarifs et le matériel fourni pour votre kiosque? Avec ces informations en main, vous pourrez évaluer si l’exposition rejoint votre clientèle cible, si l’image de l’activité correspond à votre entreprise et si votre coût de participation est abordable.

Étape 2 - Planification (positionnement, but et objectifs)

Il est essentiel de déterminer votre objectif principal pour cette exposition. Demandez-vous pourquoi vous désirez participer à cette exposition. Est-ce pour présenter un nouveau produit/service? Développer un nouveau marché et obtenir les coordonnées de clients potentiels? Vendre vos produits/services? Vous faire connaître? Que désirez-vous offrir aux clients qui a une réelle valeur à leurs yeux? Quels sont les résultats que vous désirez obtenir après l’exposition? N’oubliez pas de vous fixer des objectifs clairs, précis et mesurables et de focaliser sur un ou deux éléments seulement afin de ne pas noyer les visiteurs avec trop d’information.

Étape 3 – Promotion (opportunité d’affaires et message à véhiculer)

Quel est le principal message que vous désirez transmettre aux visiteurs? C’est ce message qui doit prédominer lorsque les visiteurs passent devant votre kiosque, que ce soit au niveau visuel ou au niveau du texte que vous y développerez. En 5 secondes, le visiteur devrait savoir qui vous êtes, ce que vous offrez et les avantages à utiliser vos produits ou services.

Étape 4 – Choix des représentants

Saviez-vous que 88 % des résultats lors d’une participation à une exposition dépendent de l’attitude du personnel à votre kiosque? Que vos représentants disposent de 4,4 minutes pour transformer un visiteur en un client potentiel? Il est donc primordial de choisir des personnes qui veulent participer à cet événement, qui comprennent ce qu’ils ont à faire, qui sont crédibles et professionnels et qui ont beaucoup d’entregent. Organisez une formation avec votre personnel afin de leur transmettre toute l’information qu’ils doivent connaître sur l’exposition ainsi que vos objectifs et les résultats que vous désirez obtenir. Prévoyez des fiches de collecte de renseignements ou demandez les cartes professionnelles à vos prospects et annotez-y leurs besoins en information supplémentaire.

Étape 5 - Suivi

Un suivi efficace se fait entre 3 à 10 jours suivants l’exposition. Il est recommandé de préparer votre stratégie de relance avant l’exposition afin d’être prêt à procéder lors de votre retour au bureau. Dites-vous que si vous ne le faites pas, votre concurrent le fera…  Ce suivi renforcera le lien déjà établi lors de l’exposition. N’oubliez pas de faire un bilan afin d’évaluer les résultats obtenus selon les objectifs que vous vous étiez fixés et d’analyser vos performances.

En planifiant ainsi votre participation à une exposition, vous ne pourrez qu’en retirer des bénéfices!

Cette semaine, j’ai réussi à attaquer la pile « d’articles que je conserve et qu’il serait intéressant de lire », qui commençait à tanguer dangereusement sur mon bureau. En avez-vous une vous aussi? J’y ai déniché deux documents que je vous recommande fortement de consulter.

Le premier document vous sera utile si vous songez à organiser une activité de consolidation d’équipe.  Tourisme Laval propose un guide pratique qui incluant les grandes lignes à suivre pour l’organisation d’une telle activité. L’emphase est évidemment mise sur les services offerts par la ville de Laval, mais il n’en demeure pas moins que le contenu de ce document est très pertinent.

http://www.tourismelaval.com/fr/planificateurs/activites-corporatives/produits/consolidation-equipe?gclid=CL-H9JDQ0poCFQFqxwod6yQvFw

Un deuxième document que je vous suggère est le « Festivals et événements carboneutres – guide à l’intention des organisateurs de festivals et autres événements » ainsi que l’outil de calcul offert par Planetair. Idéal pour tous ceux qui désirent comprendre et obtenir plus d’information sur la façon de calculer l’émission de gaz à effet de serre et de compenser ces émissions.

http://planetair.ca/modules/smartcontent/page.php?pageid=20

Si vous désirez créer un site Web pour annoncer votre événement, voici quelques éléments de contenu qui devraient s'y retrouver :

Sur la page d'accueil

- Choix du site français ou anglais

- Logo de l’événement (ou nom de l'événement)

- Date, endroit et horaire (ou heures d'ouverture)

- Image représentative de l’événement

- Texte d’introduction sur l'événement (grandes lignes)

- Boutons de navigation pour pages de contenu

Contenu des différentes pages du site

- Page descriptive de l’événement

- Page de programmation (avec descriptions des différentes activités)

- Page expliquant comment participer à l'événement (formulaire d'inscription et coûts)

- Texte corporatif sur l’entreprise (membres, historique, photos)

- Commanditaires (avec le palier de commandite et le logo) 

- Demande d’information pour constituer une base de données (tirage, infolettre)       

- Page de commerce électronique (si vous désirez vendre des objets promo)

- Média (retombées, articles)

- Comment vous rejoindre (coordonnées - adresse, téléphone, courriel)

- Carte pour se rendre au site (accès, stationnement)

- Plan du site Web

- Liens utiles

À vous de choisir, selon le contenu de chacune de ces sections, si vous désirez regrouper ces renseignements sur une page ou prévoir une page pour chacune. En suivant ce simple guide, il sera plus facile de ne rien oublier! 

Ayant été seule dans le département d’événements pendant 4 ans, je me suis habituée à tout faire, de A à Z, tant au niveau de la planification, de la coordination, des suivis, des tâches administratives, etc.

Lorsque je suis devenue responsable du département des événements et qu’une coordonnatrice s’est jointe à moi, je devais répartir le travail entre nous deux. Mais comment évaluer qui ferait quoi? Pour y arriver, mon patron m’a suggéré de me poser la question suivante : « Suis-je une plus value pour accomplir cette tâche? » autrement dit, est-ce que mon expertise et mon expérience sont essentielles pour effectuer une tâche ou est-ce que d’autres personnes possèdent les capacités de les accomplir. En évaluant ainsi vos propres forces et celles de vos équipes de travail, il devient plus facile de répartir les tâches en fonction de l’expertise de chacun.

Un petit truc simple, mais très efficace qui vous aidera à mieux répartir le travail!

Voici les 6 étapes à suivre pour la réalisation d'un projet événementiel.

 1. Établir les bases du projet; c'est-à-dire préciser la mission de l'événement, définir des objectifs, déterminer les publics cibles et analyser le profil de ces derniers.

2. Concevoir un plan préliminaire; incluant le contenu sommaire et la durée de l'événement, les besoins principaux et secondaires, le choix d'une date et d'un site, l'échéancier général, la liste des tâches et le budget préliminaire.   

3. Implanter l'événement (production et logistique); cette étape consiste à planifier et définir le contenu exact de chacune des activités, déterminer la façon dont elles seront réalisées, choisir les fournisseurs, établir les contrats et transmettre l'information aux différents intervenants.

4. Créer les éléments de communication; l'annonce de l'événement et les invitations, le matériel d'affichage, de communication, de promotion, de publicité, etc.  

5. Réaliser l'événement; mise en place de toutes les étapes précédentes pour offrir l'événement au public cible - c'est le jour J ou la période pendant laquelle se déroule l'événement.

6. Analyser l'ensemble du projet et rédiger le bilan; incluant une brève description de l'événement et de son contenu, les éléments offerts et leurs résultats, les résultats de sondages, les forces et les faiblesses, l'exercice financier et les recommandations.

En suivant ces étapes, vous mettrez toutes les chances de votre côté afin de bien réaliser votre événement!