La recherche de commandites est un des volets de l’organisation d’événements qui cause souvent un malaise chez les planificateurs, car ils se voient comme des « quêteux d’argent ». Permettez-moi de vous faire voir un autre côté de la médaille…

Tout d’abord, une commandite consiste en un investissement financier (ou sous forme de produits ou services) d’une entreprise afin de bénéficier d’une visibilité auprès de la clientèle d’un événement. Lorsque vous approchez une entreprise pour une commandite, vous n’êtes donc pas un « quêteux » qui veut de l’argent, mais vous offrez plutôt une opportunité unique à une entreprise de joindre des clients (et acheteurs) potentiels de son groupe cible grâce à votre événement. Quelle entreprise ne voudrait pas profiter d’une occasion pareille?

Maintenant, comment déterminer les entreprises qui pourraient avoir un intérêt à commanditer votre événement? Si votre événement est récurrent, il est évident que vous pouvez solliciter les commanditaires des années antécédentes, particulièrement s’ils ont été satisfaits de leur expérience. Mais si votre événement en est à sa première édition, voici quelques étapes à suivre afin de cibler des commanditaires potentiels :

Vous devez tout d’abord maîtriser tous les détails du contenu de votre événement : existe depuis combien d’années, objectifs, image, date et endroit, horaire, activités offertes, conférences et leurs sujets, nombre de participants, plan du site – où se déroulera chacune des activités, haltes de ravitaillement, salles de conférences, accueil, etc. Plus vous connaissez ce qui se déroulera pendant l’événement, plus il vous sera facile d’évaluer toutes les possibilités de commandites.

Vous devez ensuite connaître le profil de vos participants : sexe, groupe d’âge, langue parlée, statut social, profession, poste occupé et rôle, habitudes de consommation, provenance géographique, etc. Plus vous êtes précis sur le profil de votre clientèle, plus elle pourrait devenir alléchante pour un commanditaire potentiel!

Finalement, vous devez connaître vos objectifs de commandites, c'est-à-dire combien d’argent vous devez obtenir grâce à ces dernières (ce montant est habituellement déterminé et inscrit dans le budget initial de votre événement).

Une fois ces informations en main, vous devez établir des ressemblances entre votre événement et des commanditaires potentiels. Par exemple, regardez le profil de la clientèle de votre événement puis réfléchissez à des entreprises qui pourraient profiter d’une visibilité auprès de ce type de clientèle; Évaluez la provenance des participants et ciblez les entreprises qui ont des points de vente à ces endroits; Étudiez le positionnement ou l’image de votre événement (haut de gamme, pour une cause sociale, technologique, etc.) et sélectionnez des entreprises avec un positionnement ou une image semblable. Plus votre événement et votre commanditaire ont de points en commun, meilleur sera le lien de partenariat.

Suite à ces réflexions, créez votre liste d’entreprises potentielles à solliciter selon les critères énumérés ci-haut. Je ne vous cacherai pas que les contacts, les fournisseurs et les clients des membres du comité organisateur sont souvent des entreprises à solliciter pour vos commandites. Ils peuvent également vous ouvrir des portes grâce à leurs réseaux chez d’autres commanditaires potentiels. Pensez également aux gens d’affaires de la région, à consulter les annuaires locaux et à vérifier les entreprises qui s’impliquent dans la communauté.

Une fois les commanditaires potentiels ciblés, il faut préparer le plan de commandites de l’événement. Gardez en tête que plus la commandite est élevée, plus la visibilité doit l’être également. Par exemple, si un commanditaire paie 5 000 $, un deuxième 2 500 $ et un dernier 100 $, chacun doit se voir offrir un plan de visibilité correspondant au montant qu’il débourse. Le deuxième commanditaire doit donc obtenir la moitié de la visibilité du premier et le 3^e n’aura droit qu’à une très petite visibilité comparativement aux 2 autres. Vous comprenez le principe?   

En échange de l’investissement monétaire ou en produits/services de la part du commanditaire, vous devez lui offrir en retour de la visibilité auprès des participants à votre événement. Le temps est révolu où un simple logo sur une affiche suffisait… vous devez maintenant proposer à votre commanditaire différentes options de visibilité et d’exploitation afin qu’il en retire des bénéfices tangibles.

Article originalement publié dans le magazine Le Planificateur de février 2010.

Voici une liste d’outils et de pièces de visibilité qui peuvent être inclus dans vos plans de commandites :

Offres sur le statut du commanditaire

Exclusivité de son secteur d’activité

Droit de premier refus (c'est-à-dire que l’année suivante, il sera le premier à qui vous offrirez la commandite et s’il refuse, vous pourrez alors solliciter d’autres entreprises)

Nom de l’entreprise associé au nom de l’événement

Statut de présentateur (présenté par) ou de collaborateur de l’événement (en collaboration avec)

Nom de l’entreprise associé à une activité « Conférence nom de l’entreprise »

Nom ou logo du commanditaire sur un tableau d’honneur dans les locaux de l’entreprise

Relations publiques et média

S’il y a une conférence de presse

Allocution d’un membre de l’entreprise lors de la conférence de presse

Logo et mention de l’entreprise sur la pochette et dans le communiqué de presse

Droit d’insérer un communiqué dans la pochette de presse

Effectuer la conférence de presse chez le commanditaire

Billets de courtoisie pour l’événement (incluant des passes de stationnement)

Escompte pour les employés du commanditaire

Accès à un Salon, à des événements VIP ou à une table d’honneur

Bourse identifiée au nom du commanditaire et remise par ce dernier

Allocution d’un membre de l’entreprise ou mention du partenariat lors d’un discours (ouverture ou fin de l’événement) ou d’une activité (remise de chèque, conférence, soirée gala, tirage)

Permission d’utiliser le logo et le nom de l’événement à des fins publicitaires, promotionnelles ou de relations publiques auprès de ses employés, clients, fournisseurs ou grand public

Visibilité ou mention dans toutes les relations publiques et les messages publicitaires de l’événement (télévision, journaux, radio, magazine, affichage, internet)

Visibilité sur le site ou promotions

Mention du commanditaire au micro pendant l’événement

Offrir une conférence et/ou un atelier durant l’événement

Zone, salle, local ou loge identifié au nom de l’entreprise

Kiosque sur le site de l’événement

Possibilité d’échantillonnage, de dégustation, d’offres de promotions spéciales ou de bons de réduction aux participants

Diffusion d’une vidéo promotionnelle sur les écrans dans la salle, sur une télé en circuit fermé ou dans un autobus ou un avion lors d’un transfert entre deux endroits

Consommations au bar nommées selon les produits du commanditaire

Vente ou distribution d’un objet promotionnel à l’effigie du commanditaire

Possibilité d’offrir un tirage exclusif (avec une case à cocher pour pouvoir ajouter le nom du participant à sa liste d’envoi)

Visibilité sur les pièces publicitaires

Nom ou logo sur la papeterie de l’événement (en-tête de lettre, pochettes, enveloppes)

Nom, logo ou bandeau publicitaire sur le site web de l’entreprise et/ou de l’événement et lien hypertexte vers le site du commanditaire

Nom ou logo sur les bulletins électroniques ou tout envoi fait aux participants

Diffusion du nom ou du logo de l’entreprise sur les écrans géants dans la salle ou projection de logo de l’entreprise sur les murs

Logo de l’entreprise sur les sacs donnés aux participants à l’entrée de l’événement et droit d’y insérer une pièce publicité ou promotionnelle

Logo sur l’écran de veille des ordinateurs dans la salle

Logo sur tous les sièges dans la salle ou sur l’appuie-tête dans un autobus (ou un avion)

Logo sur un vêtement promotionnel (chandail, manteau, tuque)

Page de publicité dans un cartable ou une pochette remis aux participants ou dans le cahier regroupant les présentations (conférences)

Logo sur le CD des présentations

Logo au début et à la fin d’une présentation PowerPoint et au bas de chacune des diapositives pendant la présentation

Visibilité lors des activités (dossard, brassard, drapeau, affiche, bannière)

Pavoisement extérieur (structures, fanions, bannières de rue, oriflammes)

Logo sur pièces promotionnelles de l’événement (invitations, plan du site, programmes ou guides, affiches, signalisation routière ou directionnelle, dépliants, présentoirs, billets d’entrée, cocardes et cordons, identification des tables, menus, passe-partout d’une photo-souvenir, serviettes de table et verres).

Et voilà, j’espère que ces idées sauront vous aider à bâtir votre plan de commandites et surtout, à vous convaincre que vous offrez une belle opportunité aux entreprises que vous approchez! 

Article originalement paru dans le magazine Le Planificateur de février 2010.

Cette année, j’ai décidé de faire ma part pour l’environnement en me donnant deux missions :  
1 — informatiser les processus manuels (et désuets) qui étaient en place depuis plusieurs années.

2 — réduire la quantité de matériel imprimé produite lors de nos événements.

Croyez-moi, l’investissement en a valu la peine! Non seulement avons-nous réussi à simplifier les processus, réduire les risques d’erreurs et gagné du temps, mais nous avons également diminué radicalement les dépenses et économisé plusieurs milliers de dollars.

Voici quelques trucs si vous désirez réussir ces missions :

1)      Accordez-vous du temps afin de pouvoir procéder à une analyse en profondeur et de trouver les meilleures solutions. Profitez d’une période creuse de l’année afin d’avoir le temps d’évaluer les différents processus en place et d’optimiser leurs réalisations. Par exemple, est-ce que tous les bons de commande peuvent être informatisés (bâtir un modèle) et transmis par courriel aux différents intervenants contrairement à les remplir manuellement et en remettre des photocopies? Est-ce que vous pouvez bâtir un sommaire des revenus et dépenses pour un événement (en y indiquant les numéros de références, le nom des fournisseurs et les dépenses de chacun) et l’utiliser année après année? Ce sommaire vous aidera ainsi à établir vos budgets pour les années suivantes et à trouver rapidement et facilement les informations de facturation.

2)      Informatiser tous vos formulaires. Par exemple, si les formulaires d’inscription à un événement sont envoyés par la poste, retournés par télécopieur et que les données sont compilées manuellement, il est très avantageux d’informatiser le tout. En remplaçant les envois par la poste par des envois de courriels, vous économisez en temps et en argent. En informatisant les formulaires d’inscription, vous évitez des perdre des télécopies et les erreurs de transcription manuelle des données sont inexistantes. De plus, le fait que les données soient compilées automatiquement vous épargne beaucoup de temps de compilation et de vérification.     

3)      Évaluez si les renseignements concernant l’événement pourraient être disponibles sur le Web. Transformez vos documents en PDF et rendez-les disponibles sur un site Web sécurisé contrairement à envoyer des pochettes d’information par la poste. Par exemple, les renseignements pour les exposants, les plans de salle, les formulaires de réservation de chambre d’hôtel, les formulaires d’inscription à une Soirée gala, les horaires des conférences, etc.  Vous économiserez ainsi en frais d’impression et n’ayez crainte, les participants et fournisseurs s’habitueront à utiliser des formulaires informatisés.

4)      Engagez un programmeur expérimenté et soyez précis dans vos demandes. Plus vos demandes sont précises, plus efficace sera le processus de programmation. Faites une maquette des renseignements que vous désirez obtenir afin que le programmeur puisse comprendre rapidement vos demandes.

5)      Évitez d’indiquer les dates ou les années sur les affiches et utiliser une bannière plutôt que de l’affichage sur foamcore. Vous pourrez ainsi les transporter plus facilement et l’utiliser pendant plusieurs années.

Il y a près de 2 ans, je cherchais un livre de référence sur l'organisation d'événements afin de parfaire mes connaissances. J'ai trouvé plusieurs livres édités aux États-Unis et en France, mais un seul qui provenait du Québec. Au même moment, j'engageais une coordonnatrice afin de m'aider dans mes tâches et je devais mettre sur papier certaines façons de faire de l'entreprise. 

Une idée folle m'a alors traversé l'esprit et je me suis mis à écrire un livre qui pourrait non seulement aider les étudiants en organisation d'événements à connaître les bases de la planification, mais également les organisateurs d'expérience à bien structurer leur travail en leur offrant des outils et grilles de gestion.

C'est de cette façon qu'est né " L'organisation d'un événement, guide pratique ", publié par les Presses de l'Université du Québec. Ce livre se veut un guide pratique qui accompagnera le lecteur, étape par étape, dans le processus d'organisation d'un événement : définition des objectifs, sélection d'un site, création d'une liste d'hébergement, choix d'un programme d'activités, location d'équipement audiovisuel, production de matériel imprimé, etc.

Je vous invite à le consulter et à me faire part de vos commentaires. Vous pouvez obtenir plus de renseignements à son sujet au www.puq.ca et il est en vente sur le site Web de Renaud-Bray au www.renaud-bray.com

Comment optimiser l'efficacité de vos méthodes de travail, simplifier les procédés, offrir des événements qui sont au goût du jour et se démarquer de la concurrence? Tout simplement en étant un agent de changement.

Un agent de changement est une personne qui réévalue les objectifs, analyse les méthodes de travail mises en place, met à jour les outils utilisés, optimise les équipes impliquées et la répartition des tâches de chacune, favorise l'informatisation et se tient à jour sur les nouveautés en organisation d'événements. Son rôle est de s'assurer d'un maximum de simplicité et d'efficacité à tous ces niveaux. 

5 conditions sont nécessaires afin d'être un agent de changement et d'obtenir des résultats :

1) Désirer apporter des changements afin d'améliorer les événements; c'est-à-dire être prêt à sortir de sa zone de confort pour remettre en question les procédés établis (autant au niveau des objectifs, de la façon de faire et des outils utilisés qu'au niveau des tâches et du personnel impliqué). Troquer le « Ça s'est toujours fait de cette façon » pour le « Est-ce que c'est la meilleure façon de faire? » et « Est-ce que ça s'applique encore? », le tout, dans le but d'offrir un événement toujours plus performant.  

2) Bénéficier de temps afin de pouvoir s'impliquer dans ce projet : L'analyse des méthodes en place et des rencontres avec les différents intervenants, les recherches de fournisseurs, de ressources et d'outils, l'analyse de la concurrence et le développement et l'implantation des solutions sont des processus qui nécessiteront beaucoup de temps. L'agent doit s'assurer d'en disposer suffisamment en insérant ce projet lors d'une période plus creuse du cycle de travail annuel. 

3) Acquérir des connaissances; un bon agent de changement effectue des recherches sur Internet, s'inscrit à des séminaires ou des formations du milieu, consulte des livres ou des magazines spécialisés, s'implique dans du réseautage, etc. afin d'y apprendre des nouvelles façons de voir et de faire, d'y découvrir de nouveaux outils ou procédés et d'évaluer s'ils peuvent s'intégrer ou s'adapter à la réalité de ses événements.

4) Être déterminé à améliorer les processus établis; persévérer malgré les réticences de collègues réfractaires aux changements, stimuler ses collègues de travail afin de trouver des solutions, contourner les obstacles pour optimiser les procédés, suggérer des alternatives, toujours maintenir le cap sur ses objectifs et surtout ne jamais baisser les bras - tels sont les défis d'un agent de changement.

5) Obtenir l'appui des dirigeants pour le projet : tant au niveau du développement que de l'implantation. Il sera ainsi plus facile d'obtenir les budgets et les ressources nécessaires, de mettre en place les nouveaux systèmes, d'obtenir la collaboration des collègues de travail et de favoriser une synergie afin d'atteindre ses objectifs.

Si ces 5 conditions sont réunies, vous ferez partie des agents de changement, améliorerez l'efficacité des méthodes de travail, économiserez temps et argent à l'entreprise, vous démarquez de la concurrence et offrirez des événements « tendance », remplis de bénéfices!