Voici quelques exemples de demandes qu’il est acceptable de négocier avec les représentants d’hôtels lors de vos événements, telles qu’elles ont été suggérées dans l’article « Creating the perfect RFP » du magazine M&C Mag de mars 2010. Évidemment, ces demandes dépendent de l’ampleur de votre événement, des promesses faites de votre part (par exemple, que tous les repas seront pris à l’hôtel, etc.) et de vos priorités. Néanmoins, ces différentes clauses sont des points de négociation de contrat intéressants à envisager.
1 nuitée gratuite par 40 (35 ou 30) nuitées réservées
Espace pour réunion sans frais
Meilleurs délais sur vos dates d’attrition ou une diminution du pourcentage à atteindre (90 % du bloc de chambre au lieu de 100 % par exemple)
Une réception d’une heure sans frais
Tarif spécial sur les chambres de votre équipe interne
Surclassement de chambres sans frais
Stationnement gratuit
Cadeaux gratuits (ou services sans frais) pour vos VIP
Réduction des frais d’Internet
L’important est de savoir qu’il est possible de négocier certains de ces points, de cerner les demandes que vous jugez les plus importantes pour votre événement et d’entamer des négociations avec votre représentant.
Avez-vous déjà entendu parler des « unconference » ou des anti-conférences? Ce sont des rencontres entre professionnels qui se situent entre un 5 à 7 informel et un panel de discussion et où des sujets, soumis par les participants, sont discutés informellement entre différents groupes répartis dans une salle. Je vous invite à consulter un article très intéressant sur ce sujet au http://www.besteventsmag.com/2010/03/16/planning-the-unconference/
Depuis quelques années, ma coordonnatrice et moi avons remplacé l’impression d’affiches en foamcore par des X-banner. Les avantages : coût d’impression moindre, affiches de 36’’ x 72’’, transport facile (car elles sont roulées) et fini les coins endommagés pendant le transport! Vous pouvez communiquer avec Élise Goulet chez Contact Image au 514 833-3854 ou visitez le http://www.contactimage.com afin de vous informer sur ces X-banner.
Saviez-vous qu’il existe un service de raccompagnement (semblable à l’Opération Nez Rouge) qui est offert 365 jours par année? Vous pouvez l’utiliser pour un seul événement ou tous vos événements annuels. Pour plus de détails : Service de raccompagnement Extrême limite d’alcotest Québec http://www.alcotestquebec.com/fr/index_evenements.cfm
JPdl Organisateur de congrès http://www.facebook.com/l/1fddb;www.jpdl.com recherche un coordonnateur ou technicien d'inscription. Faites parvenir votre CV à mjtalarico@jpdl.com. Expérience préalable avec systèmes d'inscription en ligne et bases de données essentielle.
Consultez 19 nouvelles offres d'emplois en organisation d'événements au http://www.facebook.com/group.php?gid=355423654688#
Sur Twitter cette semaine :
De @MPI_MTLQC RT @veilletourisme: Montréal consacrée 1ère ville d'accueil d'événements internationaux en Amérique du Nord: http://bit.ly/9Dt4Wv
De @Montreal2025 RT@ QDS_MTL- VIDÉO | Saison estivale - 100 jours d'événements extérieurs à Mtl : http://bit.ly/9Hq5mi
De @marianik1968 - Besoin de louer des chapiteaux cet été? http://bit.ly/amjFE8