Finalement, l'époque où un simple logo est offert en visibilité aux commanditaires est maintenant révolue. Ces derniers désirent bénéficier d'une exploitation commerciale et entrer en contact avec votre public. Ils veulent être présents sur votre site et pouvoir échanger avec votre clientèle.

Alors, dites-moi, vos événements sont-ils « in »?

Originalement publié dans le Cyberbulletin L'Organisateur.

Voici que se pointe ma dernière semaine chez Uniprix avant de plonger dans le monde du travail autonome! J’anticipe une semaine où se mêleront l’excitation de relever de nouveaux défis, la nostalgie de quitter mon rythme de vie et mes collègues des 6 dernières années, la satisfaction d’avoir suivi mon instinct et d’avoir enfin OSÉ et la crainte d’un avenir inconnu!

Mais ne vous en faites pas… je continuerai d’écrire des chroniques sur l’organisation d’événements à chaque semaine, comme je le fais depuis presque 2 ans. D’abord parce que j’adore partager mes découvertes avec vous et parce que vous êtes plusieurs à me suivre régulièrement… Et pour ça, je tiens à vous dire « Un gros merci! » pour votre grande fidélité. Vous êtes ma source de motivation! 

Je suis tombée, par hasard cette semaine, sur un site très intéressant – WikiHow. Ce site ressemble beaucoup à Wikipédia, mais se concentre sur le « How to », donc le comment faire. Ce qui est original est que chaque contenu d’article est éditable, donc si vous désirez transmettre votre savoir, c’est le site qu’il vous faut… Je vous invite à lire l’article « How to organize an event », qui regroupe quelques bases sur l’organisation d’un événement.

Pour tous les intervenants dans le milieu de l’organisation de congrès, de réunions et d’événements, je vous invite à consulter le nouveau site web de MPI Montréal - l’Association internationale des professionnels en planification de réunions et congrès. Vous y trouverez une foule de ressources du milieu événementiel, des formations, des activités de réseautage avec des  professionnels de l’événement, le tout gratuitement. Vous pouvez également participer à des activités à titre de non-membre, question de voir si cette association vous plait. Je vous suggère fortement le Convivum – congrès de 4 jours rempli de formations et d’échanges – qui aura lieu du 21 au 24 novembre 2010 au Château Cartier à Gatineau.

La semaine dernière, je vous ai parlé de l’entreprise Le Présent où vous pouviez acheter des plantes artificielle pour vos événements. Cette semaine  Marie-Annick Boisvert a publié sur son blogue une liste de bonnes adresses où il est possible de louer des plantes pour un événement. http://www.marianik.com/wordpress/?m=201006. Faites-moi part de vos adresses si vous en connaissez d’autres…

Je ne suis pas une habituée des mariages (j’ai participé à un seul mariage dans ma vie et je n’en ai jamais organisé), mais pour ceux qui doivent en planifier, j’ai deux articles à vous proposer cette semaine : le premier provient du blogue du Traiteur Primavera et traite du gâteau de mariage et le second provient du blogue Fêtes…etc. et vous explique comment rendre un mariage écoresponsable. Si l’un de vous souhaite écrire un article sur les mariages, comme ce n’est pas ma spécialité, il me ferait plaisir de le publier sur mon blogue… Allez-y, jetez-vous à l’eau!

Connaissez-vous tout ce qu'il est possible de négocier lors de votre choix d’un site pour un événement? Je vous invite à lire l’article « Checklist: 35 Money-Saving Meeting Tips» , qui dresse une liste de différents points sur lesquels il est possible de négocier afin de réduire vos dépenses.  

Lorsque je travaille sur un site lors d’un événement, j’apporte toujours que j’appelle ma « Trousse de survie »! C’est un sac sur roulette qui contient tout ce qui peut nous être demandé lors d’un événement par les différentes équipes, les exposants, les visiteurs, etc. Je partage aujourd’hui avec vous ce qui se trouve dans ma trousse de survie (document PDF sur LinkedIn) et vous invite également à lire cet article « What is in my meeting planner supplie kit ». Y a-t-il des choses que vous avez dans votre trousse qui ne se retrouvent pas dans ces listes?  

Consultez 12 offres d’emplois en organisation d’événements sur Facebook au http://www.facebook.com/#!/group.php?gid=355423654688

Cette semaine, j’aimerais attirer votre attention sur la campagne de la Fondation CHU Sainte-Justine « 50 000 adeptes, 5 000 toutous ». Le but de la campagne est d’obtenir 50 000 adeptes de la Fondation sur Facebook, et lorsque cet objectif sera atteint, les magasins Clément remettront 5 000 toutous aux jeunes de l’Hôpital Sainte-Justine. Quelle idée originale (ils ne demandent pas d’argent, bien que je suis certaine que tous les adeptes recevront une demande suite à la campagne), quelle belle cause, quelle bonne exploitation des réseaux sociaux et retenez cette excellente idée que vous pourrez adapter lors de vos prochains événements de sensibilisation ou de levée de fonds! La Fondation a déjà atteint la moitié de son objectif en une semaine, alors n’hésitez pas à supporter cette cause en devenant adepte sur leur compte Facebook. 

Vous cherchez des produits de cirque, de jonglerie ou d’autres sports d’adresse ? La Boutique Saltimbanque, située sur la rue Hochelaga près du métro Préfontaine vous offre toute une gamme de produits, que ce soit pour les débutants, les artistes professionnels ou comme accessoire de décor lors de vos événements.

Mardi dernier avait lieu, à l’Hôtel des Seigneurs, le Salon d’achats Cosmétiques d’Uniprix où près de 500 conseillères beauté se sont présentées afin de rencontrer une cinquantaine de fournisseurs du milieu des cosmétiques. Cette exposition était complétée par la Soirée Excellence Cosmétiques, qui s’est déroulée cette année sous le thème « Bal masqué ». J’étais très heureuse de constater que près de 75 % des participantes portaient un masque (ou un loup)! Nous avions prévu sur place des maquilleuses pour les invités qui désiraient aborder un maquillage thématique pour la soirée.

Pour ceux et celles qui ne le savent pas encore je quitte Uniprix, le 30 juillet après 6 ans d'organisation de merveilleux événements, afin de partir à mon compte en planification, gestion, aide et ressource conseil en organisation d'événements. J’ai de nombreux projets qui me trottent en tête, alors je vais en profiter pour en réaliser quelques-uns… et il est certain que vous en entendrez parler dans les mois à venir. Entretemps, si mon poste de Chef des événements et commandites chez Uniprix vous intéresse, voici tous les détails : http://www.infopressejobs.com/offre.aspx?offre=8870

 Ne manquez pas le lancement officiel de la norme en gestion responsable d’événements, qui aura lieu mardi 8 juin au Studio-théâtre Alfred- Laliberté à Montréal http://www.evenementecoresponsable.com/lancement-de-la-norme-8-juin.

Je me suis fait un petit cadeau « À : moi  De : moi » la semaine dernière et je suis allée visiter l'exposition CSEME (Canadian Special Events and Meeting Expo) à Toronto http://canadianspecialevents.com/cseme_toronto/. Mon but était de comparer cette exposition canadienne de l’événement à deux de nos expositions québécoises - le Salon Symposium de l’événement corporatif (que j’ai visité lundi dernier) http://www.salondelevenement.com/ et le salon de l‘organisateur http://www.guideorganisateur.com/salon-organisateur/ledition-2010/

Mon constat général : nous n’avons rien à envier au reste du Canada! Les trois expositions se ressemblent autant par leur contenu (une centaine d’exposants et des conférences) et les fournisseurs qui y sont présents (compagnies d’animation, de décor, d’audio-visuel, d’accessoires, de location d’équipement, etc.) que par la grandeur et le style d’exposition. Le CSEME de Toronto ne m’a malheureusement pas offert  un retour sur investissement assez intéressant pour que je songe à y participer à nouveau... Malgré tout, j’y ai quand même fait quelques découvertes intéressantes que j’aimerais partager avec vous.

Mon coup de cœur fut pour le Misty Stix, www.mistystix.com,  qui est un bâton contenant de la glace sèche qu’on glisse dans un verre de cocktail et qui produit de la fumée! Victor, l’inventeur, a d’ailleurs accepté que je filme une petite démonstration de son invention www.youtube.com/watch?v=VQSEKRDnLGI. L’avantage de son produit : des coûts minimes (environ  1$ le bâton + la glace sèche à env. 2 $ la livre) et un effet wow instantané!

Une autre découverte fut la compagnie Uniton et leurs différentes fontaines et murs d’eau http://www.uniton.ca/gallery.php?galleryCategoryID=6. Un très bel élément à ajouter à vos décors!

Pour des effets spéciaux, Air magic www.airmagicfx.com m’ont impressionnée avec leurs fontaines, leurs foyers sans fumée ou à l’alcool et leurs puff tails http://www.airmagicfx.com/airmagic_things_wedo.html#tinytissue

Pour mon petit bec sucré, Giles & Posner www.gilesandposner.com et leur fontaine de chocolat où on peut mélanger deux sortes de chocolat (noir, blanc, au lait ou couleur de votre choix) dans la même fontaine m’ont fait saliver! http://www.gilesandposner.com/acatalog/CF2_COLOUR_FOUNTAIN.html

Pour des décors spectaculaires, visitez Backdrops Beautiful www.backdropsbeautiful.com  où vous y découvrirez une foule de toiles de toutes sortes, disponibles en location.

Finalement, la compagnie Snapshot Photobooth offre des photos où les modèles peuvent interagir avec un cadre… www.snapshotphotobooth.com, une bonne idée à reprendre pour nos amis photographes!

Et voici mes trois découvertes du Salon Symposium de l’événement de cette année : 

Les spectacles de danse de Sylviaera www.sylviaera.com et leurs danseuses dans des vases de tissu http://www.sylviaera.com/fr/services_tubes.html        qui peuvent facilement s’intégrer à votre événement.

 Les centre de table de Carte blanche www.mariagecarteblanche.com et http://www.evenementsalacarte.com/  

Et Shen yun http://fr.shenyunperformingarts.org et ses performances de danses et de musique chinoise.

Un gros merci à Michel Courtemanche qui m'a également permis d'y présenter une conférence sur la créativité en organisation d'événements, qui sera disponible sous peu en webinaire.  

Je vous rappelle qu'il ne vous reste que 2 jours pour vous inscrire à l’activité Vision 2010 qui aura lieu le samedi 30 janvier prochain à l’Auberge Handfield de St-Marc-sur-Richelieu. Profitez de cette journée pour vous gâter et penser à vous et à vos objectifs personnels ou d'entreprise. Pour consulter l’invitation: http://tiny.cc/uN4ZM ou sur LinkedIn au https://www.box.net/shared/zbpbsbg0ej.

Le 13 janvier dernier, le magazine Le Planificateur présentait une activité « Tendances 2010 et speed-dating d’affaires » au Centre Mont-Royal pour tous les planificateurs d’événements. Pour ceux d’entre vous qui n’ont pas pu y participer, voici un résumé des différentes tendances pour 2010, telles que présentées lors de l’événement, ainsi que mes 3 coups de coeur.

Une des grandes tendances au niveau de l’organisation d’événements est l’exigence de ROI (retours sur investissement – return on investment). Les budgets événementiels sont à la baisse pour la plupart des entreprises et les dirigeants veulent obtenir un retour intéressant sur leur investissement. Une deuxième tendance concerne l’environnement. Que ce soit au niveau de la mise sur pied de l’événement, du matériel utilisé ou des cadeaux offerts aux participants, l’écoresponsabilité est maintenant une obligation et non une mode. La dernière grande tendance est l’écoute des besoins et la communication avec les participants ou les clients. Avec la venue des outils web 2.0, les clients veulent se faire entendre et surtout les entreprises doivent répondre aux besoins qu’expriment leurs clients, qui sont de plus en plus informés et exigeants. Il faut donc mettre en place des outils de communication 2.0 pour pouvoir échanger avec votre public. 

Revenons donc à nos présentations… C’est Bruno Daigle de CAD Communication qui a brisé la glace avec les tendances au niveau des conférences. Selon lui, les sujets les plus demandées seront tout ce qui a trait à la « Gestion du changement » et à la « Reconnaissance » des employés.

Par la suite, Anne-Marie Martin de Via Rail nous a offert de voyager en train partout au Canada — qui est un moyen écoresponsable de voyager et surtout qui permet de travailler pendant nos déplacements. Saviez-vous qu’il était possible d’obtenir des tarifs-conférences et de noliser des voitures pour y donner des conférences?

Hélène Prud’homme de Tourisme Laurentides fut mon premier coup de cœur grâce à l’originalité de sa présentation. Elle sortait d’un sac un objet qui lui faisait penser à une activité à réaliser dans les Laurentides. Bravo pour la créativité! Par exemple, un boa pour le nouveau cabaret Music-Hall à Ste-Adèle qui ouvrira ses portes le 21 janvier 2010, une bûche pour possibilité de louer un chalet pour organiser des lacs à l’épaule ou retraite fermée pour les dirigeants ou encore un tapis de yoga pour les pauses-yoga offertes pendant les conférences.

Caroline Tremblay et Mélody Lardin de Tourisme Laval nous ont présenté de belles nouveautés comme l’ouverture prochaine du Maeva Surf au Centropolis où vous pourrez « pratiquer le “flowboarding” dans un milieu sain et tout à fait sécuritaire, en affrontant les remous du  “FlowRider®”, une vague de surf artificielle dont l’eau est propulsée à 40 km/heure. ». Elles nous ont aussi présenté le Parc de la Rivière des Mille îles, le vignoble Château Taillefer Lafon et le Sky Venture.     

Thierry Pelen de TPelven nous a parlé des tendances au niveau de la gastronomie. Cinq mots à retenir : équitable, santé, plaisir, aliments du terroir et diversité. À la mode, les cidres de glace et les aliments qui se mangent avec les doigts : tapas, mini sandwichs et macarons. Mon deuxième coup de cœur fut le chocolat à la fleur de sel que M. Pelen nous a fait goûté! Miam, miam!, quelle bonne idée!

Patricia Vetter du Jello Martini Lounge nous a vanté les mérites d’organiser des événements dans des bars – où l’ambiance est déjà présente – plutôt que dans une salle de banquet.

Michel Courtemanche des Divertissements corporatifs Michel Courtemanche nous a expliqué que les tendances pour les animations lors d’événements sont celles qui touchent le côté humain et émotionnel des invités en leur permettant de vivre une expérience – par exemple une profiliste ou une activité de sculpture. Les animations sur scène demandées par les clients sont généralement plus courtes que par le passé, soit environ 30 à 45 minutes et il dénote une diminution des demandes pour les orchestres, mais une hausse pour les DJ.

Perry Mandanici des Productions Perry Mandanici nous a parlé du milieu de la musique et a remarqué une tendance à acheter de la musique à l’unité contrairement à acheter un cd entier d’un artiste et qu’un DJ doit toujours s’adapter à la clientèle présente lors de l’événement.

Réjean Pelletier de RP Promo nous a présenté toute une panoplie d’objets promotionnels écoresponsables; crayon biodégradable, lampe de poche dynamo, sacs recyclables, recharge de cellulaire à énergie solaire et lampe faite de bouteilles de bière vides.

André Reidl, conseiller et instructeur aux entreprises en leadership organisationnel et de performance des équipes de vente, nous a parlé de l’importance d’avoir du plaisir au travail et d’instaurer des gestes de reconnaissance auprès des employés. Il nous suggère d’impliquer les employés dans les communications et décisions d’entreprise afin qu’ils développent un sentiment d’appartenance, ce qui créera un effet positif sur leur performance et leur fidélité.  

Puis, j’ai présenté les tendances au niveau de la formation en organisation d’événements. Je dénote une tendance pour la formation autodidacte, c'est-à-dire d’aller chercher soi-même de la formation sur le web grâce à différents réseaux. Pour consulter ma présentation : Disponible en webinaire (image et voix) au  http://www.youtube.com/watch?v=Cu2uneDEPbU, ou téléchargez ma présentation PowerPoint au http://tiny.cc/fZhpX ou sur LinkedIn au http://tinyurl.com/ydrrr7g.

Johanne Fondrouge de Them Concept nous a expliqué des gestes à poser pour rendre son événement plus écoresponsable; utiliser des centres de tables en sculpture de glace ou en fleurs et plantes et donner ceux qui vous restent après un événement à des OSBL ou des organismes sociaux, offrir vos décors à des organismes qui les transformeront pour leur donner une deuxième vie et utiliser l’éclairage D.E.L.. Elle nous a également rappelé l’importance de choisir des fournisseurs écoresponsables et locaux.

Et finalement, mon dernier coup de cœur fut Micah Desforges de Ripper Skateboards et Tribu Expérientiel. Micah nous a parlé des événements qui visent les de jeunes 15 à 25 ans et de la façon de les rejoindre. Il nous a peint un portrait de leurs habitudes de vie; ils doivent vivre des expériences sensorielles (utiliser tous les sens – vue, odorat, touché, etc.), tout doit bouger rapidement, ils recherchent des événements rassembleurs et communiquent par iPhone, messages texte et Facebook. Ce qui est in : les sports extrêmes, Justice et Tiesto (DJ), l’art graffiti, les boissons énergisantes et l’électronique; t-shirt lumineux, Wii, iPod, etc.

En résumé, ce fut une activité très enrichissante et merci au magazine Le planificateur pour mettre sur pied des événements du genre!

Je partage avec vous ma petite découverte de la semaine… Vous désirez identifier les liens défectueux (broken links) de votre site web? Je vous suggère l’outil d’analyse Xenu au http://home.snafu.de/tilman/xenulink.html#Download. Facile d’utilisation, vous n’avez qu’à taper l’adresse URL de votre site, cliquer sur OK et Xenu analysera tous les liens qui se trouvent sur votre site web. Une fois l’analyse terminée, il vous fournira un rapport contenant une liste des liens qui ne fonctionnent pas. Il ne vous restera plus qu’à aller les corriger. Un outil simple d’utilisation et pratique pour tous ceux qui possèdent un site web!

À chaque fin d’année, j’ai une tradition qui consiste à relire mon agenda et mes journaux personnels de janvier à décembre et à faire un bilan de l’année qui vient de se terminer. Par la suite, je me fixe des objectifs pour l’année qui s’amorce. J‘ai été heureuse d’apprendre qu’un groupe de connaissances à moi effectuait des démarches semblables. Afin de partager nos différentes techniques et à aider les gens à faire leur propre bilan et projections pour l’année, nous avons décidé d’organiser un événement grand public, le samedi 30 janvier prochain à l’Auberge Handfield à St-Marc sur le Richelieu. Je vous invite à noter la date dans vos agendas et je vous donnerai plus de détails sur cet événement en début d’année.

Besoin d’un nouveau défi pour 2010? Je vous offre la possibilité de publier des chroniques sur l’organisation d’événements dans ce blogue. Si le cœur vous en dit, n’hésitez pas à me soumettre des chroniques sur un sujet qui se rapporte à l’organisation d’événements et il me fera plaisir de les publier. Vos expériences et expertises sont probablement différentes des miennes alors n’hésitez pas à relever ce défi pour 2010! 

Offres d’emploi

Casot ltée cherche un (e) coordonnateur (trice) des ventes et des promotions http://tiny.cc/0YZF4

Pizza Hut – Redberry Resto Brands cherche un (e) agent (e) de projet de marketing http://tiny.cc/eGfTs

Lorsque j’ai engagé une coordonnatrice aux événements, je faisais passer aux candidats une évaluation écrite de leurs connaissances en organisation d’événements. Dernièrement, j’ai retrouvé ce test. Pour le plaisir, je vous invite à testez vos connaissances en répondant aux 10 questions suivantes… Une fois répondu, vous pouvez consulter les réponses en cliquant sur le lien suivant : https://www.box.net/shared/d4fay9f8y4

1. Si vous organisez un cocktail (avec bar payant) d’une durée d’une heure pour 375 personnes et qu’il y n’y a qu’un serveur par bar, combien de bar devez-vous prévoir? Comment avez-vous évalué la quantité nécessaire?

2. Veuillez remettre ces étapes de planification dans l’ordre :

A – Production de l’affichage utilisé à l’hôtel
B – Post-mortem de l‘événement
C – Envoi de la pochette d’information aux visiteurs
D – Montage
E – Conception de la pochette d’information
F – Déterminer la date, l’endroit, le contenu, le budget et l’échéancier de l’événement
G – Faire un suivi sur les inscriptions des participants
       
3. Comment appelle-t-on ces dispositions de salle?

 
4. Avec quel genre de fournisseur parlerez-vous des éléments suivants ?
     
B – DPI ou PPI
C – Pantone
D – Lavalier ou cravate
E – Frais de débouchonnage
F – Frais d’ACTRA

5. Quel est le principal avantage entre l’impression numérique et l’impression sur presse?

6. Lire le texte suivant et effectuez les 5 corrections nécessaires :

La Société d’arthrite souhaite vous remercié chaleureusement pour    votre participation à cet événement, pour la générosité dont vous faite preuve en contirbuant aux autres activités durant tout l’année.

7. Qu’est-ce qu’un webinaire et une balladodiffusion?

8. Tout objectif doit être SMART. Que signifie cet acronyme?

S   
M   
A   
R   
T   

9. Vrai ou faux?
La planification d’un événement devrait s’amorcer de 2 à 12 mois avant sa tenue?
Les ampoules fluocompactes (DEL) consomment très peu d’électricité?
Un rappel auprès des participants de la date limite d’inscription n’est pas nécessaire?

10. Nommez-moi deux formules de départ qui peuvent être utilisées lors d’un tournoi de golf.

Alors, quel a été votre pointage?

Je vous souhaite une année 2010 exceptionnelle et pleine de beaux projets d’événements! Au plaisir de se reparler en janvier!

J'ai un beau cadeau à vous offrir cette semaine! Que diriez-vous de courir la chance de gagner une carte-cadeau de 100 $ dans un magasin de votre choix (SAQ, Archambault ou Best Buy)?

Tout ce que vous avez à faire est de remplir un très court sondage concernant ce blogue (6 questions). C'est ma façon de vous remercier de me lire si régulièrement.

Pour remplir le sondage et participer au concours, cliquez ici : http://www.surveymonkey.com/s/CY7FQ36

Une seule participation par personne. Le concours se termine le dimanche 13 décembre 2009 à 20 h. Le gagnant sera annoncé le lundi 14 décembre 2009 ici sur ce blogue.

Merci et bonne chance!

J'aimerais avoir votre opinion... Qu'est-ce qui fait que vous vous souveniez d'une réunion des fêtes après plusieurs années? Quel est votre meilleur souvenir de party de Noël? Quelle est la plus belle chose que vous y avez vécue? Le jeu le plus drôle que vous y avez joué? Racontez-moi...

Article originalement écrit pour Le Planificateur, édition septembre 2009

La prémisse est des plus simples : tout événement réalisé doit être assuré. Pourquoi? Parce que chaque événement comporte un risque d’incident ou d’accident alors vous et votre entreprise devez être protégés contre ces éventualités. Loin de moi l’idée de traiter de ce sujet en profondeur, car ce volet des événements possède son propre jargon, certaines clauses ou couvertures varient d’une compagnie d’assurance à l’autre et chaque événement est unique en soi. Mon but est beaucoup plus simple — vous expliquer les grandes lignes des contrats d’assurance en événements afin que vous puissiez connaître au minimum ses règles de base. Vous pourrez ainsi rayer « assurances » de votre liste des « choses que je ne comprends pas, mais qu’il faudrait bien que je comprenne un jour! »

Voici 4 étapes, très simples à réaliser, afin de vous assurer de détenir les protections nécessaires pour vos événements.

 1^re étape : Déterminer les groupes d’événements que vous réaliserez dans la prochaine année.

Cette première étape consiste à bien déterminer la quantité et le type d’événements que vous aurez à réaliser pendant une année. Vous devez simplement répondre aux questions suivantes :

-          Combien d’événements organisez-vous dans une année?

-          Parmi ces derniers, combien sont réalisés à l’extérieur du pays et à un niveau provincial ou régional?

-          Quelle est la nature des événements que vous organisez; congrès, réunions, tournois de golf, expositions, levées de fonds? Combien y aura-t-il de personnes?

-          Où ont lieu ces événements; sous un chapiteau, dans une salle d’un hôtel, en plein air?

-          Devez-vous louer de l’équipement (tables, chaises, système de son, éclairage)?

-          Engagez-vous des fournisseurs, des bénévoles ou des pigistes lors de ces événements?

-          Y a-t-il des activités à risque (sur un bateau, utilisation de pyrotechnie, activité sportive intense)?

-       Est-ce que des boissons seront servies?

L’important ici est de regrouper tous vos événements qui se ressemblent et d’établir des groupes d’événements. Par exemple, annuellement, vous pourriez dire que vous organisez 2 tournois de golf dans votre région où vous utilisez les services de bénévoles, un colloque dans un hôtel à l’extérieur du pays, 3 salons régionaux avec des kiosques d’exposition dans des salles de congrès où vous utilisez des pigistes et des fournisseurs et 4 événements que vous organisez de  A à Z à même les bureaux de votre entreprise. Ces renseignements aideront votre assureur à évaluer les protections qui doivent être incluses dans votre police d’assurance, selon les groupes d’événements que vous aurez à réaliser.

 2^e étape : Vérifier les assurances de vos fournisseurs.

Les fournisseurs externes que vous engagez lors de vos événements (audiovisuel, éclairage, structures pour kiosque d’exposition, etc.) possèdent habituellement leur propre police d’assurance. Il est de votre responsabilité d’obtenir une copie de ces contrats afin de vérifier si les protections nécessaires s’y retrouvent (vous les verrez à l’étape 3) ainsi que les montants pour lesquels ils sont assurés. Dites-vous que si vos fournisseurs ne sont pas assurés, il y a de fortes chances que les réclamations se retournent contre vous alors, assurez-vous d’effectuer les vérifications nécessaires!

 3^e étape : Téléphoner à votre assureur et expliquez-lui vos différents groupes d’événements afin qu’il vérifie votre contrat actuel (ou établisse un nouveau contrat) et s’assure que toutes les protections nécessaires s’y trouvent.

Selon la nature et la quantité d’événements que vous organisez, vous pouvez choisir une police annuelle (qui couvre tous les événements que vous organisez pendant toute une année) ou une police événement (qui couvre un seul événement pendant toute sa durée). Discutez de ces 2 options avec votre courtier d’assurance de dommages afin de déterminer celle qui est la plus avantageuse pour vous.

Il est important de bien comprendre que votre assurance protège votre entreprise pour tous les actes de vos employés dans le cadre de leur fonction qui entraineraient des dommages causés aux autres. Si un de vos employés ou participant se blesse, ce ne serait pas votre assurance en responsabilité civile pour l’événement qui indemniserait cette personne, mais plutôt son assurance personnelle ou celle offerte par son employeur (CSST).  

Voici 5 clauses qui, selon les événements que vous organisez, devraient se retrouver dans votre police d’assurance :

-          Assurance responsabilité civile générale

Cette clause est la plus importante de votre police d’assurance et elle comprend différents volets :

Dommages corporels et dommages matériels – cette clause vous protège contre les réclamations pour des dommages corporels ou des dommages à des biens causés par vos employés ou vos participants. Elle inclut également un montant pour les frais médicaux.

Responsabilité civile des locataires – cette clause couvre les dommages pouvant survenir au local loué par votre entreprise mais uniquement pour la partie du bâtiment dont vous êtes responsable (intérieur du local), la structure extérieure du bâtiment étant déjà assurée par le propriétaire du bâtiment.  

Produits et travaux achevés – cette clause couvre les dommages qui peuvent survenir une fois les installations complétées ou les items installés. Cette protection pourrait vous couvrir si, par exemple, un des participants souffrirait d’empoisonnement alimentaire avec la nourriture qui lui aura été servie. La nourriture est ici considérée comme un produit. Lors de l’installation de vos différentes structures, il est très important de prendre tous les moyens nécessaires afin d’éviter les accidents (harnais de sécurité, signalisation de travaux en cours, etc.) afin d’être couvert et de prouver qu’il n’y a eu aucune négligence de votre part.

-          Assurance des biens

Tous les biens et équipements, qu’ils soient votre propriété, loués ou prêtés par le propriétaire du site doivent être assurés comme s’ils vous appartenaient. C’est ce qu’on appelle avoir le soin, garde et contrôle des biens. En incluant cette clause, vous pourriez être protégé si, par exemple, un de vos employés déchirait accidentellement la toile de la tente où a lieu l’événement ou si un participant brisait la console du DJ lors de la soirée. Tous les biens sont couverts selon les risques inclus dans votre contrat d’assurance. Il est donc très important de demander une couverture étendue afin de couvrir le plus de risques possibles.

-          Responsabilité automobile des non-propriétaires

Cette clause couvre les dommages, qui pourraient être causés à des tiers en responsabilité civile automobile, par un de vos employés qui utiliserait son propre véhicule pour les besoins de l’entreprise ou de l’événement. Cette protection est valide seulement si le propriétaire du véhicule est en insuffisance d’assurance avec son propre contrat d’assurance automobile. Ex : Un employé utilise son véhicule pour les besoins de l’entreprise. Il provoque un carambolage où plusieurs véhicules sont impliqués, dont un camion qui transporte des matières dangereuses et qui se déverse. Si la faute du conducteur est mis en cause et que les dommages excèdent son montant d’assurance de responsabilité civile automobile, alors votre protection couvrirait l’excédent.

-          Assurance annulation événement

Si votre événement ne peut être reporté (mort de l’artiste principal, cyclone qui détruit l’édifice où votre événement devait avoir lieu, etc.), cette clause couvre les dépenses encourues et non récupérables ou les frais encourus dus au report de l’événement.

Vous devez donc évaluer s’il vous coûtera plus cher d’inclure cette clause dans votre contrat que les dépenses qui pourraient être encourues (dépôts, paiement à l’avance, etc.).

-          Clause erreur et omission

Cette clause est intéressante si vous réalisez tout de A à Z lors d’un événement. Malgré son prix élevé, elle couvre toute erreur (non intentionnelle) de votre part. Un exemple? Un de vos clients a fermé son entreprise pour la journée afin de permettre à tous ses employés de participer à votre événement. Malheureusement, vous lui aviez transmis la mauvaise date! Ce client pourrait vous poursuivre pour la perte de revenus engendrée par la fermeture de son entreprise.

Finalement, assurez-vous de bien comprendre ce que votre assurance ne couvre pas (tout risque sauf…) par exemple la pyrotechnie, des manèges ou autre, surtout si votre événement comprend des éléments plus « à risque ».

 4^e étape : Dormez sur vos deux oreilles, vous comprenez maintenant les assurances et êtes bien assuré!

 Un sincère merci à M. Vincent Allard, courtier en assurance de dommages chez Juneau Guillemette Assuraction inc. de Victoriaville 1-800-363-7231, pour les renseignements transmis et le temps accordé.

MPI Montréal offre une formation Blackberry 101 et Web 2.0 à l’hôtel Hyatt Regency le lundi 5 octobre de 8 h à 12 h. Apprenez les trucs et astuces de base de votre Blackberry avec Nathaniel Archibald et Christian Masson vous expliquera les différents outils Web 2.0, leurs utilisations et leurs applications dans la promotion et l’événementiel. Pour plus d’information http://www.mpimontreal.com/fr/events/calendar/info/106.php?id=106

Ne manquez pas le 6 octobre prochain le showcase Express du divertissement corporatif de 13 h 30 à 17 h 30 au Club Soda. L’animateur Guy Mongrain vous présentera plus de 20 animations ambulantes et spectacles sur scène. Obtenez tous les détails au  http://showcase.divertissementscorporatifs.com/index.html

Le Planificateur vous invite à sa 2^e édition de speed dating d’affaires, le mercredi 14 octobre de 17 h à 20 h au centre des arts KOSA. C’est sous le thème des préparatifs des fêtes de fin d’année et des soirées gala que se déroulera cette édition. C’est l’occasion idéale de rencontrer des fournisseurs de sites, d’animation, de cadeaux corporatifs, etc. On vous y attend en grand nombre! http://www.theplanner.ca/images/Kosa-invitation.pdf

La 7^e édition du Webcom Montréal se tiendra le 22 octobre prochain au siège social de l’organisation de l’aviation civile internationale. Quatre thématiques seront abordées : entreprise 2.0 et intranets, marketing 2.0, solutions 2.0 et médias 2.0. Plusieurs conférences payantes seront présentées et cinq conférences gratuites sont ouvertes au public dès 15 h 50. Pour plus de renseignements, visitez le site web au http://webcom-montreal.com/schedule.php

Le Salon de l’organisateur est de retour à l’Hôtel des Seigneurs de St-Hyacinthe. Cette exposition se déroulera le mardi 27 octobre de 9 h à 17 h. Vous aurez la chance d’y rencontrer plus de 60 entreprises en produits et services événementiels et l'entrée est gratuite! http://www.guideorganisateur.com/organisateur.asp?id=188&nom=L%27édition%202009

 Lors de notre dernier événement, nous avons engagé Jean Airoldi, grand couturier québécois, qui offre une variété de conférences : les tendances de la saison, comment avantager sa silhouette, comment paraître 10 livres de moins, suivre la mode sans se ruiner… M. Airoldi est très intéressant, sympathique, mordant et surtout, généreux de son temps! Pour obtenir plus d’information, communiquez avec l’agence Sonia Gagnon au 514 768-6743.

Offres d’emploi

Nancy Chénier cherche un (e) conseiller (ère) en communications http://tiny.cc/fVvss

Un employeur confidentiel cherche un manager, social events http://linkedin-ca.simplyhired.com/a/li-jobs/view/jobkey-85238ab2a8c9f7cfcc11daa2e661cc3b9a824286/jp-1/hits-55/ln-en

Le Salon de l’habitation cherche un (e) conseiller (ère) en communication http://www.grenier.qc.ca/emplois/index.html

Vision de Steff cherche un (e) agent (e) artistique http://tiny.cc/ad6M2

Un chef dans l’industrie du marketing événementiel cherche un représentant au marketing et aux événements de levée de fonds http://offreemploi.monster.ca/GetJob.aspx?JobID=82090214&aid=24183136&WT.mc_n=JSAHG10

La commission de la capitale nationale à Ottawa cherche un (e) planificateur (trice) stratégique, événements http://www.beljob.ca/ottawa_emploi/planificateur-strategique-evenements-382778.html

Productions Plateforme cherche un directeur (trice) au marketing et aux relations publiques pour le Festival International de Musique Actuelle de Victoriaville  http://www.rcaaq.org/html/fr/actualites/offres_d_emploi_details.php?id=10408&PHPSESSID=38f1f528804f3bbd93742d54f45a1048

L’Association de Montréal pour la déficience intellectuelle cherche un (e) coordonnateur (trice) de l’éducation spécialisée http://tiny.cc/GNNLL

Adecco services de ressources humaines cherche un (e) coordonnateur (trice) administratif (ive) http://tiny.cc/nhnLy

Varitron technologies de St-Hubert cherche un (e) adjoint (e) administratif (ive) http://tiny.cc/6cvtO

Le Centre jeunesse de Montréal – Institut universitaire cherche un (e) agent (e) d’information – communications et relations publiques http://www.grenier.qc.ca/emplois/index.html

Parasuco cherche un (e) coordonnateur (trice) marketing http://emplois.isarta.com/cgi-bin/emplois/pm.cgi?action=display&login=9155

Le 10 août dernier, le bar à pouding Riz en Folie (www.rizenfolie.com) fêtait son premier anniversaire et en a profité pour présenter son nouveau bébé : un contenant de 4 oz, idéal pour la dégustation des différentes saveurs de pouding au riz lors d’événements. Pour célébrer l’occasion, les invités ont été reçus avec un verre de Bulle#1 de La Face cachée de la pomme (www.cidredeglace.com), des bouchées originales de Decca 77 (www.decca77.com) et ont pu goûter à 15 nouvelles saveurs de pouding. Bonne nouvelle, dès le 24 août en soirée, 3 de ces nouvelles saveurs seront disponibles au grand public : Gâteau au fromage, gâteau au carotte et thé vert. Courez vite chez Riz en Folie!

Connaissez-vous Creacamp? Creacamp (www.creacamp.org) promeut la créativité en présentant le travail de personnages aux projets artistiques et initiatives originales. Via leurs ateliers/conférences informels, on partage les trucs, les astuces, les hauts et les bas des différents parcours de création. Une belle initiative pour stimuler vos neurones. Échanges colorés et rencontres stimulantes assurés! Prochaine activité – octobre 2009.

Podcamp Montréal, les 19 et 20 septembre prochain. Inspiré des règles du BarCamp, un PodCamp est une conférence libre centrée sur les nouveaux médias : blogues, microblogues, baladodiffusion, webdiffusion, wikis et autres réseaux sociaux. Si les médias sociaux vous intéressent, cet événement est pour vous. Pour plus d’information http://podcampmontreal.org/fr/

Lors d’un de nos derniers événements, nous avions invité M. Alain Choquette pour sa conférence « Les pouvoirs magiques en nous ». Nous avons engagé plusieurs conférenciers au fil des ans, et je dois vous avouer que la conférence de M. Choquette est originale, divertissante, qu’il est un excellent orateur et que nos 300 participants l’ont tous aimé! Je vous le recommande fortement! Avez-vous des conférenciers à suggérer aux autres blogueurs? Qui avez-vous déjà engagé ou écouté et que vous ou votre public avez aimé? J’attends vos échanges! 

Offres d’emploi

Personnel Alter-égo recherche une adjointe administrative au marketing et une adjointe marketing http://www.jobmire.com/quebec/soutien-administratif-et-bureautique/emploi-adjointe-administrative-au-marketing-26673.html et http://www.jobmire.com/quebec/soutien-administratif-et-bureautique/emploi-adjointe-marketing-26692.html

L’hôtel Crystal recherche un assistant exécutif http://www.grenier.qc.ca/emplois/index.html

Je vous invite à participer à mon concours "Wow!". À gagner : un panier-cadeau de produits Lise Watier pour hommes et femmes et le livre "L'organisation d'un événement - guide pratique", le tout d'une valeur de plus de 150 $!

Tout ce que vous avez à faire est d'utiliser la section commentaires afin de me soumettre une suggestion "Wow!" concernant l'organisation d'un événement; que ce soit une idée de décor, de centre de table, une adresse de site Web originale ou d'un fournisseur original en événement, une photo d'une de vos réalisations, un conseil pratique à utiliser lors de nos prochains événements, etc. L'important est que votre suggestion "Wow!" doit concerner l'organisation d'événements.

Le concours se termine le 15 juillet 2009 et je publierai le nom du gagnant sur ce site. Bonne chance!

Je vous invite à visiter le Symposium de l'événement corporatif, qui en est à sa 12e édition. L'événement est offert aux responsables d'événements corporatifs, associatifs et municipaux et se tiendra au Centre des sciences de Montréal le lundi 30 mars de 8 h 30 à 19 h. Le prix d'entrée est de 35 $. Vous pourrez y rencontrer près de 100 exposants du milieu de l'événement. Pour plus d'information, consultez le site www.salondelevenement.com

L'édition 2009 du guide l'Organisateur d'événements, publié par Festivals et événements Québec, est maintenant disponible. Pour plus d'information, visitez le site www.guideorganisateur.com.