Vous savez comme moi qu’en tant que planificateur d’événements, il est essentiel d’analyser et d’évaluer de multiples facteurs et variables lors de la mise sur pied d’un événement; l’éclairage, le son, le décor, les repas, le transport, etc. Si, en plus, votre événement se déroule en plein air (tournoi de golf, pique-nique, événement sportif, rallye, etc.), 5 facteurs viendront s’ajouter à ceux habituellement considérés soient; le vent, la pluie, la neige, la température et les équipements supplémentaires. Comme 4 de ces 5 facteurs sont imprévisibles et incontrôlables, il est essentiel d’évaluer l’impact qu’ils pourraient avoir sur votre événement et de prévoir des plans B lors de votre planification.
Si de forts vents sont prévus, il faut penser à bien ancrer toutes les pièces d’affichage qui se retrouveront à l’extérieur (banderoles de l’événement, affiche de remerciements aux commanditaires, panneaux de direction, etc.) afin qu’ils ne soient pas emportés par le vent. Prévoyez des supports résistants (des poteaux de bois ou de métal plantés dans le sol, des bases contenant du sable, etc.) selon l’endroit où ces affiches seront installées. Il peut être nécessaire de solidifier vos pièces sur leur support à l’aide de ruban adhésif, de tie-wrap ou de clous afin d’éviter qu’ils ne glissent d’un côté ou de l’autre ou pire, se retrouvent au sol.
Si vous utilisez des bannières en vinyle, demandez à votre imprimeur d’y inclure des découpes en demi-cercle afin que le vent puisse circuler. Si un repas à l‘extérieur est prévu, assurez-vous qu’il n’y ait pas trop de vent afin que les participants puissent manger sans se soucier de l’assiette, des serviettes de papier ou des verres qui s’envolent ou que des débris se retrouvent dans leurs assiettes. Si la journée est trop venteuse, considérez la location d’une tente fermée ou l’utilisation une salle intérieure afin de pouvoir y servir le repas.
La pluie n’est malheureusement pas une grande amie des organisateurs d’événements, car c’est une variable qui peut mettre en péril vos activités. Il est très important d’indiquer à vos invités comment ils seront informés si des changements doivent être apportés au programme de l’événement – par exemple, l’événement aura-t-il toujours lieu, sera-t-il annulé ou remis à une date ultérieure. Une des options est d’utiliser un site web (ou un groupe sur Facebook) où vous pourrez diffuser cette information (voyez à communiquer l’adresse du site à l’avance à vos participants). Une autre option serait d’indiquer ces informations sur l’invitation (remis en cas de pluie) ou de créer un message vocale sur une ligne 1-800 ou une boîte vocale attitrée. Un courriel peut également être envoyé à vos invités si vous leur avez demandé leur adresse de courriel au préalable. L’essentiel est que l’information puisse être transmise du comité organisateur aux participants et que ces derniers sachent comment ils seront informés ou où trouver l’information.
Si l’événement a lieu beau temps, mauvais temps, il est prudent de prévoir la location de tentes afin de protéger les participants de la pluie ou de prévoir des imperméables et des parapluies en vente sur le site. Si vous organisez une soirée gala et que la pluie est de la partie, il est toujours très apprécié par les invités d’avoir des parapluies mis à leur disposition ou de prévoir une personne qui les escortera avec un parapluie à leur arrivée de leur voiture à la porte d’entrée. C’est une petite attention qui fait toujours plaisir.
Si une tempête de neige survient avant ou pendant votre événement, assurez-vous simplement que les différentes entrées ainsi que le stationnement soient déblayés. Prévoyez également répandre du sel sur les escaliers si une couche de glace se forme afin d’éviter les accidents. Vérifiez que des sacs soient disponibles au vestiaire afin que les participants puissent y déposer leurs bottes.
Si une grosse tempête de neige fait rage, que la visibilité est réduite et que les routes sont congestionnées, il peut être nécessaire de retarder le début de l’activité, car plusieurs participants seront probablement en retard. Dans ce cas, avertissez la personne ressource du site, les différents intervenants (animation, audio-visuel, etc.) ainsi que les participants présents et indiquez-leur le nouvel horaire.
Si la température annoncée est très froide, prévoyez offrir aux participants des cafés, du chocolat chaud ou des soupes afin de leur permettre de se réchauffer. Des couvertes peuvent également être vendues sur place. Encore une fois, il serait souhaitable de prévoir l’utilisation de tentes avec un système de chauffage ou un endroit intérieur (salle, chalet ou autre) où les participants pourraient se réchauffer, surtout si vous désirez qu’ils demeurent sur place pour toute la journée.
Si, au contraire, la température annoncée est très chaude, prévoyez des bouteilles d’eau froide, des jus, des « popsicles », des colliers refroidissant ou des zones de pluie fine afin que vos invités puisent se désaltérer et se rafraîchir tout au long de la journée. Vous pouvez également louer des airs climatisés, des parasols et des ventilateurs. Si votre événement est constitué en majorité d’enfants, il peut être intéressant d’acheter des petites piscines gonflables ou de prévoir des fontaines afin qu’ils puissent s’y rafraîchir.
Équipement supplémentaire
Pour tout événement extérieur, n’oubliez pas d’évaluer la nécessité de louer les équipements suivants : toilettes portatives, guichets automatiques, clôtures, estrades, électricité, génératrice arrivée et renvoie d’eau, tables, chaises, faux plancher de bois, poubelles, etc.
Quelques jours avant et la veille de votre événement, vérifiez les prévisions météorologiques et revalidez le déroulement de l’événement avec votre équipe et les fournisseurs selon la température annoncée. Il sera alors peut être nécessaire d’utiliser votre plan B!
